Организующая схема компании – средство для борьбы с хаосом в бизнесе

Проблемы, с которыми сталкиваются владельцы среднего и крупного бизнеса, по сути можно описать в нескольких словах:

• неразбериха в управлении;
• преимущественно ручной способ принятия решений;
• неясное распределение функций между существующими сотрудниками;
• высокая загруженность персонала, включая высших руководителей;
• отсутствие роста и расширения области деятельности компании.

Например, довольно частый случай, когда сотрудник активно участвует в продажах, параллельно занимается созданием презентации своего продукта, продвигает его в меру способностей на онлайн платформах и готовит пробные запуски продукта у заинтересовавшихся покупателей.

Или, скажем, в компании трудится сильный и волевой начальник производства. Он не только построил из своего подразделения слаженно работающий механизм, но «подчинил» себе и менеджеров отдела продаж, и бухгалтеров. Так один начальник активно расставляет приоритеты в работе смежных подразделений и диктует им обязанности, руководствуясь интересами только своего.

Так происходит, когда в компании нет четкой структуры и прозрачного описания функций каждого сотрудника. И самая главная угроза для бизнеса здесь даже не во внутренних конфликтах, а в том, что потребители конечного продукта могут получать его либо в несоответствующем качестве, либо не получать вовсе.

Организующая схема компании существует, чтобы упорядочить процесс производства ценного конечного продукта (ЦКП), выстроить четкую иерархию постов, настроить связь между сотрудниками и дать каждому понимание его роли в общем процессе.

Разница между организующей и организационной схемой

Организующую схему нельзя путать с организационной. Последняя появляется как раз при первой попытке упорядочить структуру компании. Хоть система подчиненности в организационной схеме выстроена довольно четко, на проверку оказывается, что функции сотрудников сильно запутаны, они выполняют несовместимые обязанности, а еще в компании существуют несколько подразделений, которые владелец вполне может назвать «слепыми зонами», так как абсолютно не понимает, что в них происходит.

Организующая схема компании вносит стройность и порядок. Она описывает процесс производства продукта в логичном следовании его потоку. В оргсхему органично вписываются продукты сотрудников, выстраивается взаимосвязь между подразделениями, налаживаются командные и коммуникационные линии.

Из чего состоит организующая схема компании

Классическая организующая схема компании состоит из 7 Отделений. Каждое из них дробится на 3 отдела, которые, в свою очередь делятся на секции. У всех подразделений есть ценный конечный продукт и своя функция в общем потоке создания главного ЦКП.

Оргсхема универсальна для компании любого размера и возраста, ведь, по сути, в каждой организации должны быть люди, отвечающие за продажи, производство, финансы, контроль качества и найм персонала. То есть, каким бы уникальным не мыслил бизнес его владелец, основные функции, которые помогают ему существовать, неизменны.

Основные компоненты организующей схемы компании

7. Административное отделение

Отвечает за все административные вопросы, за производство продукта, который будет востребован потребителем, и за его эффективное продвижение. Именно здесь создаются необходимые для управления бизнесом документы, обеспечивается легальная и безопасная форма деятельности компании.

1. Отделение построения

В подразделении описывается, какие функции необходимы для получения ЦКП, затем под эти функции подбираются идеальные исполнители, от которых в дальнейшем требуется производство продукта соответствующего качества и количества.

2. Отделение продаж

Главная задача данного отделения — обеспечить компанию высоким доходом, достаточным для обеспечения ее платежеспособности и расширения.

3. Финансовое отделение

Занимается функциями, которые мы привыкли называть финансами и бухгалтерией. Если данное подразделение работает хорошо, активы компании всегда защищены и растут.

4. Техническое отделение

Именно здесь происходит физическое производство продукта компании. Поэтому для бесперебойной работы отделения необходимо, чтобы в нем были также отлажены планирование работы и снабжение производства необходимыми материалами.

5. Квалификационное отделение

Отвечает за качество продукта компании и квалификацию ее сотрудников, которая должна расти вместе с бизнесом.

6. Отделение распространения

Работает над созданием привлекательного имиджа компании, занимается расширением области деятельности, привлекает к сотрудничеству поставщиков и клиентов.

Таким образом замыкается цикл производства ценного конечного продукта бизнеса, разложенный последовательно по отделениям. Поэтому если в компании выполняются все функции и результаты каждого отделения улучшаются, она растет. И наоборот, отсутствие результатов в каком-либо отделении снизит общие результаты работы.

Правила заполнения оргсхемы и причины ее изменения

Даже если в компании несколько человек, для ее развития важно выполнение всех этих функций, в противном случае неизбежны «дыры» в производстве продукта. Поэтому грамотнее всего заполнять организующую схему компании сверху вниз. Например, если отдел только создается, возможна вероятность, что его начальник будет занимать посты ответственного за секции в данном подразделении. Со временем, добившись роста производства ЦКП, можно будет подбирать в отдел людей для передачи им функций.

Важно понимать: правильно составленная и внедренная оргсхема всегда будет неизменна, это 7 отделений и 21 отдел. Но внутри отделов с ростом бизнеса структура вполне может меняться: оргсхема будет становиться более подробной и выделять функции, которые нужно реализовывать для получения ЦКП отдела.

У каждого участка должен быть свой продукт, чтобы ответственный за него сотрудник ясно понимал свою функцию и место в общем потоке. В этом случае внедренная оргсхема станет верной опорой владельца и средством избавиться от хаоса.

Разработанный «Октобит24» модуль «Оргсхема» предназначен для того, чтобы привести организационную структуру компании к организующей, структурировать поток производства и наладить коммуникационные и командные линии между всеми сотрудниками и подразделениями.

Важно!
Рекомендуем вам приобрести модуль «Законченная работа сотрудника (ЗРС)» – автоматический бизнес-процесс согласования и принятия решения по нестандартным рабочим ситуациям.