Второе средство. Симптоматическое
Так как ситуации от компании к компании могут быть разными, важно адаптировать «лекарство» под свою систему. Для активизации задач мы разработали модуль «Задачи+», который опционально помогает работать с инструментом лучше.
• Проблемы с коммуникацией в задачах
Лечатся с помощью интерактивного поля с прогрессом в модуле Битрикс24 «Задачи и проекты». Ответственный может отмечать свое продвижение к цели в нем, постановщик избавляется от необходимости дополнительных вопросов.
• Сотрудники забывают включать учет времени
Чтобы не было возможности править затраченное время «потом», можно отключить возможность вносить правки в затраченное на задачу время. Без этой опции по нашим наблюдениям ответственные более точно учитывают время, которое расходуют на выполнение поручений.
• Дела растягиваются во времени
Можно ограничить возможность постановки задач без крайнего срока, чтобы сотрудники учились ограничивать во времени дела с одной стороны и планировать свою работу — с другой.
Небольшой совет здесь. В данном случае лучше дополнить корпоративные «правила игры» оговоренными минимальными и/или максимальными сроками. Например, могут ли ваши сотрудники ставить коллегам задачи на 10 минут? А со сроком до конца текущего дня? А за 5 минут до завершения рабочего дня? Ответы на эти вопросы помогут избежать множества конфликтов — проверено лично.
Как часто стоит беспокоиться о поставленных задачах?
По нашему глубокому убеждению, чтобы работа с задачами горела, нужен постоянный контроль дел, которые вы поручаете коллегам. В данном вопросе недостаточно надеяться на то, что Битрикс24 и «Задачи и проекты» станут панацеей от затягиваемых процессов.
Что еще может помочь:
• Правила проверки незавершенных дел перед окончанием рабочей недели.
• Рейтинги по «хвостам», которые могут подстегнуть отстающих.
• Проверка эффективности.
Так ваши действия всегда будут точными и точечными: с помощью дополнительных простых разработок вы сможете находить тех, кому нужна дополнительная помощь в освоении инструмента, консультировать их и развивать необходимые навыки.
Конечно, определенные корпоративные правила, а также дополнительные разработки нужно инициировать сверху. Как бы не хотелось максимально удалиться от управления подобными процессами, инициативы снизу в таком вопросе вы вряд ли дождетесь.
В заключение добавим, что любые правила эффективности и работы по задачам внутри компании действуют, пока в них играют все: кто-то с удовольствием, а кто-то «потому что так надо». Как только вы начнете допускать исключения и обходы, дела в «Задачах и проектах» Битрикс24 снова потихоньку будут останавливаться. Поэтому будьте примером активности и планирования!
