Учет рабочего времени: современные решения против унылых табелей

Учет рабочего времени сотрудников не прихоть работодателя, а обязанность, которая регулируется ТК РФ, где устанавливаются нормы продолжительности занятости. Внутренние документы могут регламентировать порядок рабочего времени: продолжительность смен, выходные, порядок отпусков. А способы контроля могут быть разными.

В зависимости от специфики работы на предприятии в качестве контроля могут применяться разнообразные формы:
• организация пропускного пункта в различных формах (электронные ключи, вахтеры с журналом посещений и т.п.);
• контроль подчиненных силами непосредственных руководителей;
• самоконтроль сотрудников и заполнение каких-то форм;
• автоматизация учета с помощью современного оборудования (различные сканеры);
• установка видеонаблюдения за сотрудниками.

Кроме того, в подразделении, которое занимается кадровой работой, обязательно ведется табель учета рабочего времени, предусматривающий его ежедневное заполнение.

Все эти способы так или иначе перекрывают требования законодательства или создают у сотрудников определенное ощущение дискомфорта. Вопрос остается в том, как проводить учет рабочего времени более наглядно и менее трудозатратно для линейных сотрудников. В этом блоге мы дадим рекомендации тем, кто хочет сочетать современные решения с обязательствами перед контролирующими органами.

Автоматизация учета рабочего времени

На самом деле, особенно остро вопрос об учете времени, отработанного сотрудниками, наиболее остро встал в период пандемии Covid19. В это время бесполезными стали и камеры видеонаблюдения, установленные в офисном пространстве, и вахтеры с их журналами учета посещений, и сканеры отпечатков пальцев, сетчатки глаза или распознавания лиц. Если все находятся на удаленке, как отсканировать их биометрические данные?

Программы слежения за мониторами работников доставляют отдельные неудобства и вызывают максимум удовольствия. Да и мало кто из здравомыслящих сотрудников даст добро на установку подобного ПО на личных компьютерах и ноутбуках, хотя, возможно, такие прецеденты тоже создавались.

Поэтому в выигрыше остаются те, кто озаботился вопросом ранее. На авансцену выходят корпоративные порталы и таск-менеджеры, которые облегчают взаимодействие между коллегами и формируют культуру не только общения, но и в целом планирования, осуществления работы и отчетности.

Некоторые решения грешат определенными нюансами: дорого стоят, требуют дополнительной поддержки, сопровождаются сложностями при внедрении. Поэтому на наш взгляд, разработчики Битрикс24 в этом плане предложили рынку наиболее комфортное решение.

Рабочее время в Битрикс24

Модуль учета рабочего времени на корпоративном портале является решением «по умолчанию», поставляется совместно с ПО и имеет несколько ощутимых преимуществ.

Наиболее заметные плюсы рабочего времени в Битрикс24:

• Модуль настраивается: можно обязать сотрудников вести учет, настроить время начала и окончания рабочего дня, указать его продолжительность или отключить совсем.
• Запуск рабочего дня максимально прост: достаточно клика по кнопке.
• Кроме стандартного отчета, у руководителей есть возможность анализировать рабочее время сотрудников: смотреть начало и окончание, видеть, какие задачи включались на выполнение.
• Учет времени строг: если сотрудник не включает или не выключает его в положенный час, об этом появляется уведомление.
• На корпоративном портале достаточно связанных с рабочим временем доработок: отчеты, панели, показывающие сотрудников в онлайн, возможность учета IP данных оборудования, с которого запускается и оканчивается рабочий день.

Если говорить проще, то внешняя форма учета рабочего времени в Битрикс24 максимально проста и понятна любому пользователю после нескольких тренировок. Внутренние настройки позволяют сделать подсчет прозрачным и информативным для руководителей.

Некоторые минусы решения от Битрикс24

• В решении есть ошибки, которые иногда приводят к некорректному завершению рабочего дня, например, если сотрудник начинает и заканчивает его с разных устройств.
• При внедрении и обучении пользователей необходимо делать акцент на необходимости учета времени. Забывчивые или невнимательные пользователи могут делать ошибки.
• Учет времени не отражает загрузки сотрудников и не содержит результатов работы. Чтобы получить более полную картинку, нужно задействовать дополнительные модули.
• Для использования учета рабочего времени сотрудникам нужны ПК или телефоны с соответствующим приложением.

Слежка или помощь. В чем смысл учета времени?

С практической точки зрения корпоративный портал на Битрикс24 значительно упростил нам жизнь. С его помощью сотрудники ведут строгий учет отработанного времени, отчитываются быстро, отмечая выполненные и запланированные на будущее задачи, тесно взаимодействуют с коллегами.

Культура работы с порталом позволила нам относительно спокойно пройти период пандемийных ограничений, ведь сотрудники просто стали запускать рабочий день удаленно и продолжили трудиться вне офиса в таком же темпе.

По опыту, учет рабочего времени в Битрикс24 воспринимается как обычное подспорье для облегчения труда. Более странно и недоверчиво работники реагируют на необходимость отмечаться с помощью электронного пропуска на входе и выходе, чем начинать и завершать рабочий день на портале. При этом, табелирование сотрудников в компании сохранено, так как не все обладают доступом к порталу по производственной необходимости, однако этот вопрос полностью передан отделу кадров.

При всей простоте решения от Битрикс24 стоит помнить о необходимости установки определенных правил и обучении пользователей. Если вы решаете автоматизировать область учета рабочего времени и при этом видеть загрузку сотрудников и результаты, опишите требования во внутренних документах, контролируйте их выполнение и давайте сотрудникам обратную связь. Новых пользователей обязательно стоит обучить всем внутренним правилам и установкам на входе, не делая исключений. Лучше подтянуть компьютерную грамотность пользователя, чем не получать от него необходимых результатов.