Что такое систематизация бизнеса, и зачем она нужна?

Под систематизацией бизнеса обычно понимают те внутренние бизнес-процессы, которые существуют в компании и помогают поддерживать ее работу в бесперебойном режиме. В интернете можно найти множество полезных теоретических публикаций на этот счет, поэтому нам бы хотелось рассказать о собственном опыте с использованием тех инструментов управления, которые на практике будут полезны компаниям, только ступившим на этот путь.

Вообще было бы хорошо начинать описание всех складывающихся процессов продаж, производства, поддержания качества и финансового учета на самом старте существования бизнеса. Это сохраняет структуру при росте и развитии и задает базу для будущих улучшений в систематизации процессов. Однако часто практика показывает обратное: компания начинает заниматься наведением порядка, когда все окончательно запутывается и владелец теряет нити управления собственным бизнесом из-за слишком большого количества белых пятен.

Задумайтесь о регламентировании внутренних процедур как можно раньше. В небольшой компании даже из трех человек сделать это значительно проще, чем ломать устоявшиеся неправильные практики в разросшемся коллективе.

Цели систематизации бизнеса

• улучшение рабочих процессов и сокращение времени на бюрократические процедуры;
• рост эффективности сотрудников всех звеньев бизнес-процессов;
• повышение доходности компании и сокращение возможных издержек;
• оптимизация рабочего времени руководителей в пользу перераспределения на стратегические задачи бизнеса.

Необходимость систематизации возникает, когда владелец перерастает уровень единоличного лидера и инициатора движения и хочет, чтобы бизнес и наемные участники начали проявлять самостоятельность и работать автономно.

Действительно, хороший признак для компании, если в коллективе все работают независимо от наличия директора на рабочем месте, так как, по сути, многие процедуры от этого не зависят.

Систематизация бизнеса и означает уход от единоличных решений, которые, кстати, могут быть не всегда верными, в пользу создания пула внутренних документов и процессов. Когда эта часть налажена, компания получает возможность эффективного роста, так как каждый сотрудник знаком с порядком работы и действиями на случай непредвиденных ситуаций, с которыми он сталкивается впервые.

Из чего состоит систематизация бизнеса

Несмотря на общее желание владельцев видеть у себя идеальную работу компании, суть этого оборота каждый понимает по-своему. Однако есть несколько обязательных составляющих, которые присутствуют в любом бизнесе и закладывают основы эффективной работы.

1. Конкурентоспособная модель, которая позволит заметить точки роста.
2. Налаженная система распространения информации о продукте компании и его продаж.
3. Четкая организующая схема, описывающая область ответственности каждого сотрудника и поток производства основного продукта работы компании.
4. Налаженная система операционного управления бизнес-процессами и распределения задач между ответственными сотрудниками.
5. Стратегическое планирование, формирующее вектор развития бизнеса и его цели.

Этот список формирует не просто последовательность систематизации, но содержит те элементы, без которых теряется ее смысл. Тем более, при переходе к автоматизации некоторых рутинных процессов без понимания структуры бизнеса и конечного результата внедрения новшеств.

В дальнейшем материале мы коснемся пока пункта 4 как одного из важных составляющих.

Управление бизнес-процессами внутри компании

Даже если в компании собрались супер профессионалы, это не означает повышения роста продаж или увеличения эффективности бизнеса. За эти показатели отвечает наличие системы.

Выстроить ее можно на основе бизнес-процессов.

Например:
• Процессы, поддерживающие работу предприятия, будут отвечать за его бесперебойность. Сюда можно отнести заявки на ремонт, задачи для IT специалиста или порядок приема и адаптации новых сотрудников.
• Управленческие процессы помогут грамотно строить работу в области планирования, анализа показателей и оценки кадров.
• Оперативные процессы обеспечат порядок в продажах, рекламе и производстве продукта.

Пользу от их описания и создания вообще трудно переоценить, так как именно рутинные дела, а также отсутствие информированности о порядке действий в том или ином случае создают проблемы, мешающие сотрудникам быть эффективными в течение всего рабочего времени.

Как начать систематизацию и что делать с процессами в дальнейшем?

Как выше было уже сказано, процесс оптимизации процедур желательно проводить как можно раньше, вооружая своих сотрудников порядком действий на всех этапах.

Самое сложное и одновременно простое действие в начале пути — создание внутренних регламентов, которые в формате текста упорядочат действия. Только на основании этого опыта можно переходить к автоматизации и разработке процедур с использованием современных ПО.

Кроме того, описание внутренних процессов делает для руководителя любого уровня понятными внутренние процедуры и возвращает нити управления в его руки.

Конечно, с ростом и развитием бизнеса и внутренние процессы будут меняться. Но оптимизировать их на основе существующей базы намного проще, чем проводить внедрение порядка в образовавшийся хаос. Поэтому эволюции не стоит бояться. Это путь развития.

Среди модулей Октобит24, предлагаемых к внедрению в компаниях, есть интересный пример процесса «ЗРС» («Законченная работа сотрудника»). Это систематизация бизнеса в области управления. Процесс используется при необходимости решения нестандартных ситуаций с руководителями и подразумевает не только подачу сигнала о том, что что-то идет не так, но и предложение выхода из проблемы.

Данный пример помогает не только оптимизировать время руководителей на выполнении работ по анализу и поиску решения вместо сотрудников, но и обеспечивает автономность работы компании, так как, установленный на корпоративном портале Битрикс24, снимает необходимость личных приемов и долгих бесед. Плюс, «ЗРС» сказывается на росте ответственности персонала.

Необходимость систематизации бизнеса рано или поздно входит в любую компанию. Поэтому если вы думаете, что ваше дело слишком маленькое, простое и еще не требует регламентирования процедур, стоит оглядеться. Возможно, вы уже работаете в хаосе. :)