Что делать, если руководитель работает за подчиненных?

Обычно ощущение работы за подчиненных возникает у руководителей разных уровней довольно поздно: нагрузка становится настолько высокой, что стратегические задачи обнаруживаются давно отложенными на задний план, а заниматься удается только оперативной работой. И речь не только о согласованиях.

Руководителю приходится спускаться на уровень линейных работников и принимать за них решения, находить ответы на переадресованные вопросы, которые входят в область ответственности подчиненных, решать довольно мелкие проблемы, для которых достаточно лишь провести анализ и предложить выход из ситуации…

Для первых этапов с момента основания компании загруженность довольно мелкими процессами, скорее, обыденность. Однако с развитием дела и расширением штата от этого необходимо уходить. В данном блоге обсудим, как же избавить руководителя от функции принятия решений за подчиненных.

Почему мы работаем за сотрудников?

Решение проблемы загруженности руководителей обычно лежит в области принятия ответственности за решения линейными работниками. Безусловно, в компании будут настраиваться важные бизнес-процессы, в которых хочется участвовать, нет желания упускать что-то важное и становиться причиной неправильных управленческих решений.

Однако в какой-то момент необходимо приостановиться и подумать над вопросом: а не пора ли учить сотрудников ответственности?
Конечно, иногда мы предпочитаем действовать по старинке и обходиться разными формами служебных записок. Но такая форма согласования решений имеет свои нюансы:

• Все равно приходится разбирать ворох бумаг.
• Возможно, нужно будет выделять отдельное время на «прием» просителей.
• Иногда по поданным данным нужно запрашивать дополнительную информацию.

Современные решения в области ПО позволяют автоматизировать и эту часть работы. Рассмотрим пример из практики на внедрении важного бизнес-процесса — так называемой «Законченной работы сотрудника» (ЗРС).

Плюсы работы через ЗРС

ЗРС можно внедрить как в бумажной форме, выдав сотрудникам соответствующий шаблон для заполнения, так и оцифровать процесс на корпоративном портале Битрикс24 — Октобит24 предлагает для этого собственную разработку — одноименный модуль «ЗРС».

Форма «Законченной работы сотрудника» подразумевает не просто сообщение о проблеме, с которой столкнулся работник, но также обязательные к заполнению поля с аналитикой по ситуации, вариантами решения и всеми путями для выхода из кризиса. Третьей обязательной составляющей технологии является поле для единственно верного решения, которое предлагает сам инициатор.

1. При такой форме подачи заявок на решение проблем руководитель получает максимально полную информацию о произошедшем.
2. Принимающий решение видит все пути выхода, подобранные сотрудником, и может их сравнить. Нет необходимости проделывать эту работу за инициатора.
3. Предложенное решение после проверки достаточно одобрить, отклонить или даже отправить на доработку, если предложенный вариант все же требует уточнений.
4. При внедрении электронного формата ЗРС мы избавляемся от необходимости устройства приемных часов, личных встреч, долгих обсуждений проблемы, в ходе которых можно уйти от предмета обсуждения в сторону.
5. Одобренная заявка тут же поступаетв работу исполнителю в виде задачи на корпоративном портале.

Смысл внедрения дополнительных решений

Важные бизнес-процессы, вроде «ЗРС», призваны не просто разгрузить руководителей. Это способ научить сотрудников ответственности за предлагаемые и внедряемые решения. На практике «работа за подчиненных» сводится не к тому, что руководитель, например, становится за станок или садится за руль погрузчика (хотя и такие варианты возможны). Время тратится именно на поиск решения сложных, нестандартных ситуаций или проблем, с которыми сталкиваются впервые.

Поэтому если необходимо ускорить работу в компании, освободить начальников любых уровней и начать формирование кадрового резерва, старт стоит делать именно с воспитания личной ответственности у подчиненных.

Как внедрить практику личной ответственности через важные бизнес-процессы?

1. Разработайте удобную для себя систему принятия решений: через бумажную форму или автоматизацию процесса. Но помните о нюансах каждого пути.
2. Возможно, более легким способом внедрения новой системы будет отработка ее в бумажном варианте, а затем переход на программное решение. Так сотрудники смогут набить руку и разобраться в процессе получше.
3. Обучайте работников. Не бросайте их один на один с внедренным процессом и не требуйте высоких результатов, не рассказав, как работать по технологии.
4. Не стесняйтесь отправлять заявки на доработку. На первом этапе работы по-новому это может происходить довольно часто. Чем строже и требовательнее вы будете к качеству работы на старте, тем легче будет в дальнейшем.
5. Внедрив систему, поддерживайте ее в рабочем состоянии. Не позволяйте сотрудникам действовать в обход, иначе процесс роста ответственности превратится в рост хитрости.

Когда слышишь о проблеме работы за подчиненных, то в качестве решения в первую очередь могут приходить не самые верные варианты: собирать совещания с проведением внушений, менять персонал, отказывать в помощи и прочее. Однако зачастую достаточно просто вооружить работников удобным инструментом в виде понятного бизнес-процесса, и ситуация начнет меняться на глазах. Конечно, не стоит забывать об индивидуальных личностных качествах, но в большинстве сотрудники будут рады тому, что они могут проявить самостоятельность и сделать работу компании чуть лучше. Положитесь на них!