ПОЧЕМУ СОТРУДНИКИ ИГНОРИРУЮТ ЗАДАЧИ, И КАК С ЭТИМ БОРОТЬСЯ?

Таск-менеджеры и планировщики позволяют организовать своих сотрудников и себя самого, настроить удаленную работу и обеспечить доступ и связь между сотрудниками в нестабильное время. Для себя мы выбрали задачи в Битрикс24 как наиболее удобную систему коммуникации внутри компании.

Плюсы и минусы задач

Сложно переорганизовать сотрудников, привыкших обмениваться друг с другом письмами в почте или сообщениями в мессенджерах. Поэтому на первом этапе стоит показать преимущества задач:

• руководителям — возрастающую прозрачность работы сотрудников;
• персоналу — возможность «озадачить» коллегу тем, что не получится проигнорировать, спланировать рабочий день или неделю и продемонстрировать свою загрузку в Битрикс24 через отчеты по задачам.

У такой работы есть и минус: не все могут понять и принять данную технологию. Поэтому стоит быть готовыми к работе с сотрудниками в этом ключе.

Почему могут игнорировать задачи?

Непростые переговоры.

Возможной причиной могут быть сложности в сроках при обмене задачами. Чтобы снять напряжение и предупредить конфликты, придумайте понятные правила:

• установите минимальные сроки, допустимые для задачи,
• договоритесь, что делать, если возникает срочное дело,
• разработайте правила оформления задач, понятные всем.

Например, срочную задачу стоит обязательно выделить, предупредить о ней сотрудника дополнительно, поставить в наблюдатели его руководителя и т.п.

Работа со сроками.

Учите сотрудников работать со сроками, не оставлять задачи на последний день. Сразу введите правило определения этих сроков, чтобы дела не оставались у исполнителей в долгом ящике.

Что делать, если сотрудник не успевает выполнить задачу в назначенное время? Вам решать, как оформлять подобный случай, одно ясно: если сотрудник работает с задачей и не успевает закрыть ее по объективным причинам, это не должно быть для него дополнительным стрессом.

«Трудности перевода».

Не все могут формулировать запросы так, чтобы желание постановщика сразу было ясно. Выход один: практика. Показывайте сотрудникам на примерах, как формулировать задачи, проводите внутренние семинары и тренинги, в том числе онлайн, чтобы все смогли принять в них участие или посмотреть в записи.

Нацеленность на результат.

Чтобы задачи в Битрикс24 не стали для компании подобием игрушки, договоритесь с сотрудниками, как они будут предоставлять результат. Будет ли это простой комментарий, подробный ответ или приложенный к задаче файл не так важно, как понимание того, что от ответственного ожидается конкретный продукт труда.

Лайфхак

Чтобы сотрудники не теряли интереса в работе с задачами, отчетность в нашей компании строится по ним. Сотрудник получает возможность быстро составить в Битрикс24 отчеты по задачам, в которые включает сделанные дела, планы на следующую неделю и факт отработанного времени.

Как бороться с «игнорщиками»?

Нет правильного средства: всегда будут те, кто непроизвольно или сознательно игнорирует инструмент. Ваша задача неукоснительно следовать намеченной линии, вовлекать как можно больше коллег в эту игру и создать в компании такую ситуацию, когда «игнорщик» будет чувствовать себя дискомфортно и поскорее вольется в коллектив.

Еще несколько советов, которые помогут вам активизировать работу по задачам в Битрикс24:

Созданные правила игры зафиксируйте в общем документе и обеспечьте легкий доступ к нему.

Предусмотрите ответственность за нарушение правил или игнорирование сроков и поручений.

Строго следуйте намеченным курсом: требуйте постановки задач, учета времени, предоставления результата и привлекайте к ответственности нарушителей.

Обучайте персонал работе с задачами и помните, что в памяти сотрудников останется только то, что многократно повторено. Поэтому не скупитесь на повторы, иллюстративные материалы и тренинги.

Будьте терпеливы: плоды принесет время. Если вы создали понятные правила, которым просто следовать, а еще обеспечили такие условия, при которых работа с задачами облегчает труд, то сотрудники поддержат вашу инициативу. И наоборот, если ваш коллектив отказывается от работы по задачам в легком и понятном инструменте, возможно, стоит пересмотреть собственные правила. Не пора ли вам что-нибудь упростить?