Планирование рабочего времени

Есть один замечательный тест на внимательность и многозадачность: вам одновременно показывают текст и включают запись с другим содержанием. Прочитать и прослушать нужно одновременно, а потом ответить на два контрольных вопроса. Так выясняется, что большинство из нас могут сосредоточиться только на чем-то одном, а значит, по факту мультизадачности не существует. Тогда как все успевать?

Нехватка времени напрямую связана с навыком планирования. Если мы умеем распределять свои дела по рабочему графику так, чтобы все успевать, то быстро становимся успешными и приобретаем статус некоторого эксперта среди коллег. Но на самом деле, большинство сотрудников любого уровня периодически перегорают из-за потока дел, среди которых не успевают разобраться.

Об искусстве планирования написано очень много. Существуют и целые технологии, позволяющие прокачать навык, от известной матрицы Эйзенхауэра до модной Agile. Мы не будем повторяться и в этой публикации расскажем, как с помощью корпоративного портала можно прокачивать свои умения.

Битрикс24 и планирование рабочего времени

В базовой версии Битрикс24 есть не только функция запуска и остановки рабочего дня для стандартного учета отработанных часов. При внедренной работе по задачам корпоративный портал станет еще и удобным планировщиком взамен бумажных ежедневников.

Для планирования рабочего времени в Битрикс24 есть:

• Модуль «Задачи и проекты»
• Календарь
• CRM со встроенными возможностями планирования встреч и звонков клиентам
• Возможность выстраивания бизнес-процессов.
Мы уверены, что список неполный, и у тех, кто пользуется данным ПО, есть свои лайфхаки. Поделимся своим опытом.

1. Всегда назначай сроки

Чтобы успеть вовремя, нужно знать, сколько времени есть в запасе. Поэтому возьмите в привычку проставлять срок у любых задач на корпоративном портале, даже у собственных. Задачи без срока выполнения имеют свойство откладываться в долгий ящик до самого критического момента, когда поздно будет уже их НЕ делать.

Обозначенные сроки помогают предвидеть будущую загрузку и правильно ее распределять.

2. Выстраивай свой канбан

В модуле «Задачи и проекты» очень удобно пользоваться видом «Мой план», который позволяет сортировать задачи по стадиям их выполнения в удобном режиме. Так тоже прокачивается навык предвидения: можно наблюдать, какие задачи необходимо взять в работу в срочном порядке, где может скапливаться завал и т.д.

Вид «Сроки» помогает следить за успеваемостью выполнения порученных дел. Мы рекомендуем его сотрудникам, которые только начинают осваивать корпоративный портал и планирование рабочего времени.

Планирование может быть красивым и интерактивным. Вместо груды записей достаточно просто приятно перетаскивать задачи между стадиями.

3. Веди учет времени

Никакое планирование не заработает без анализа. Поэтому чтобы понимать, куда на работе расходуются драгоценные часы, нужно вести их учет. Чем тщательнее вы измеряете время, тем полнее у вас будет картина. Учет не только отработанных часов, но и потраченного на задачи поможет грамотно перераспределять занятость, чтобы не думать, будто отсутствие обеденного перерыва или сверхурочные спасут вас от завалов.

Планирование состоит из анализа и принятия правильных решений на будущее. Поэтому, чтобы правильно распределять рабочее время, надо понять, сколько его.

4. Создавай регулярные задачи

Пункт вытекает из предыдущего. Если вы думаете, что отныне все рабочее время будете тратить только на постановку, включение и завершение задач, то вам нужно подробнее ознакомиться с возможностями этого модуля в Битрикс24.

Регулярные задачи создаются по графику на основании сделанного шаблона и нужны для учета времени на рутинные дела. У каждого из нас есть обязательные действия, которые отнимают время, но каждый раз для этого создавать задачу непродуктивно. На помощь тут приходят такие регулярные задачи, созданные для учета отработанного времени. По ним также удобно проводить последующий анализ траты рабочих часов.

Регулярная рутина и любимые коньки тоже поддаются учету при планировании рабочего времени. Главное – собранность.

5. Внедряй отчетность по задачам

Если внедрить отчетность по факту сделанного и запланированного, то вы без труда сэкономите много времени на отчетности и ее последующей проверке. В этом помогает модуль «Рабочий отчет» от Октобит24. Он работает просто: вы не придумываете, чем занимались в течение отчетного периода и что будете делать в дальнейшем, а распределяете свои дела на завершенные и запланированные на будущее.

Смысл планирования еще и в разумной экономии времени при помощи ПО. Ведь вместо сложного пути можно пользоваться простым.

Неправильно думать, будто строительство планов в личной жизни и на работе является безусловным качеством личности, данным ей от рождения. Как умение говорить и ходить, этот навык надо прокачивать и учиться предвидеть будущее хотя бы на обозримый период. Если подключить к теоретической подготовке и возможным тренингам от профессионалов в области софт-скиллс еще и современные цифровые решения, то на выходе вы получите инструменты, которые отвечают всем запросам современного быстрого мира.

Открывайтесь новому, и тогда завала в работе не будет!