Оптимизация бизнес-процессов в сложные времена

Бизнес-коучи и эксперты хорошего уровня в настоящее время говорят о хрупкости окружающего нас мира, мира, в котором стало трудно планировать, сохранять спокойствие и уверенность в завтрашнем дне. Поэтому логично, что остаются на плаву те компании, которые успевают меняться в быстром темпе событий, скоро перестраиваться под новые вводные и при этом сохранять структуру.
О проблемах компаний и способах оптимизации бизнес-процессов организации в условиях нестабильности поговорим в этом блоге.

Шаткое положение: на что стоит обратить внимание

Быстрые перемены, внезапные новости и не совсем приятная обстановка вокруг напрямую влияют на наше психоэмоциональное состояние. Устойчивость к стрессу у всех разная, поэтому сотрудники могут в той или иной степени подвергаться панике, унынию, депрессиям, и это вполне нормально. Такова защитная реакция организма, который пытается спастись и выжить.

Естественно, что подобные перепады сказываются на работе сотрудника, а в совокупности влияют на весь бизнес. Поэтому в той или иной степени, но всем компаниям придется перестраиваться с обычного уже устоявшегося хода дел на новый лад, в том числе в области оптимизации бизнес-процессов организации.

Что в компании подвержено рискам:

Оргкультура.

Это то, что держит компанию вместе. Сюда же входит разработанная структура отделов и подотделов в компании. Не позволяйте сотрудникам перемешивать области ответственности и отступать от намеченного плана.

Внутренняя коммуникация.

Стоит помнить о тех правилах взаимодействия, которые вы разработали и внедрили. Сохранение внутренних правил в общении поможет сотрудникам ощущать стабильность.

Корпоративная этика.

Постарайтесь следить за настроениями и вовремя реагировать на стрессы и возможные конфликты. В сложный период рабочие лошадки коллектива могут гореть намного сильнее, а обычные сотрудники — к ним присоединяться. Поэтому чтобы не допускать кадровых дыр, вам могут пригодиться соответствующие тренинги или хотя бы индивидуальные беседы.

Выстроенные процессы.

Именно настроенные цепочки в силу кризисных влияний могут шататься и рушиться, что особо опасно для общей работы. Порядок согласования документов, финансирования закупок, отчетность, сбор информации по подразделениям вольно или невольно, но могут саботироваться. О том, как удержать их в прежнем русле, расскажем ниже.

Оптимизация бизнес-процессов организации

Не стоит почивать на лаврах и думать, что однажды собранные и прописанные внутренние процессы самостоятельно адаптируются под перемены. Если все оставить как есть или пустить на самотек, скорее всего, они просто перестанут работать, и компания вернется к ситуативному ручному управлению, от которого, возможно, вы так долго хотели избавиться.

Процесс пересмотра процессов может быть разным. Мы поделимся собственным алгоритмом, который помогает вовремя реагировать на новые вводные:

1. Процесс должен быть описан в документе. Пересмотрите его на актуальность, внесите правки. Иногда в свете перемен обязанности могут перераспределяться, а некоторые моменты упраздняться. Всё это необходимо освежить.
2. Проверьте работу процесса на практике. Всё ли работает действительно так, как описано?
a. Если нужна доработка с точки зрения поменявшихся ответственных, процесс можно отдать на правки разработчикам.
b. Если сотрудники саботируют работающий процесс сознательно, есть смысл провести повторное обучение и напомнить о том, для чего создана та или иная автоматизация.

Если вы при автоматизации пользовались стандартными инструментами, не придумывали собственных решений и разработок, то менять бизнес-процессы вам будет легко.

Если же вы заказывали разработки индивидуальных решений, словом, шли не по стандартному пути, будьте готовы к довольно долгому и не совсем приятному процессу оптимизации бизнес-процессов организации. Это ожидаемо, однако на будущее стоит максимально оптимизировать саму оцифровку и стараться решать все стандартными инструментами ПО, в котором работает компания.
Важно не бояться перемен и подходить к ним творчески. Если вам нужно перераспределить обязанности, не взваливайте все на ответственных сотрудников, которые сгорят от перенапряжения.

Применяйте нестандартные ходы: устраивайте мозговые штурмы, корпоративные тренинги, если возможно, пригласите психолога для эмоциональной разгрузки коллектива.
Одновременно с этим помните, что устойчивая система успокаивает. Поэтому не допускайте отхода от привычных правил работы в компании. Пускай сотрудники знают, что, не смотря на перипетии, в компании все остается более-менее стабильно.
Оптимизация бизнес-процессов организации в сложные времена может проходить по-разному.

Трудности стоит принимать как моменты для роста и пересмотра устаревших алгоритмов, тем более, с учетом того, что в сложное время выживают самые гибкие компании, которые умеют адаптироваться при сохранении собственной идентичности.