О чем должны отчитываться сотрудники?

Вопреки мнению, будто владелец бизнеса хочет контролировать каждую минуту деятельности сотрудников, рабочие отчеты служат другим целям. Если мы говорим о нормальной ситуации в компании, то скорее всего директор или руководитель более заинтересованы в выполнении текущих задач, достижении результатов и реализации планов.

Зачастую потребность в отчетах от сотрудников возникает у руководителя в двух ситуациях:

1. Когда владелец понимает, что в бизнесе стало слишком много слепых зон.
2. Когда компания стоит на месте и какие-то проекты словно уперлись в невидимую стену.

ПОЭТОМУ ОТЧЕТЫ НЕОБХОДИМЫ:

• чтобы знать о достигнутых результатах за определенный период;
• чтобы понимать, какие планы есть на будущее;
• чтобы иметь возможность вовремя помочь с возникающими проблемами.

При этом большинство руководителей не хотят знакомиться с отчетностью сотрудников более 5 минут. Соответственно, на составление подобного репорта должно уходить не более 15 минут. В управлении эта методика называется «Правило 5/15».

Идеальная формула отчета

Будет хорошо, если компания каким-то образом стандартизирует отчетность, иначе для руководителей проверка информации превратится в мучительный труд.

Где сотрудники могут составлять отчеты:
• в электронных таблицах;
• в таск-менеджерах;
• в CRM-системах;
• в мессенджерах.

По опыту скажем, что существование отчетов в формате таблиц или просто документов с текстом в вольной форме не облегчает жизни ни пишущей, ни проверяющей стороны. Поэтому их лучше автоматизировать.

Что значит автоматизация для отчета?

Придать отчету некую машинную форму значит сэкономить время на заполнении и снизить процент субъективности. Поэтому рекомендовано:

• подвергнуть автоматизации числовые показатели, выполненные задачи и/или подсчет активити;
• оставить возможность ручного заполнения полей с результатами, проблемами, целями.

В этом плане неплохо продвинулся Битрикс24 - его отчеты есть по умолчанию на корпоративном портале. В них сотрудники в свободной форме сообщают о результатах, формируют план, а руководители оценивают предоставленные данные. Отчеты можно сдавать ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно, настроив их появление на конкретный день и время.

Налицо плюсы:
• отчеты сдаются всегда, их невозможно проигнорировать;
• растет дисциплинированность сотрудников;
• развиваются навыки планирования и формулировки результатов и пр.

Однако нам по своему опыту не хватило объективных данных, которые бы рассказали руководителям о загруженности их подчиненных и количестве сделанного. Поэтому мы разработали для Битрикс24 отчеты по задачам.

ЛАЙФХАК

Рекомендуем внедрять в компании еженедельную отчетность при работе с Битрикс24. Отчеты здесь лучше показывают загруженность сотрудника и являются менее стрессовым обязательным ритуалом, чем ежедневные. По опыту данной периодичности вполне хватает на обнаружение и устранение препятствий в работе.

Битрикс24. Отчеты по задачам

Модуль «Рабочие отчеты» собирает более подробную картинку о занятости сотрудника и значительно экономит время на заполнении и проверке. Вот самые ценные его преимущества:

• строится по задачам, которые достаточно распределить на завершенные и нет;
• ранжирует задачи по времени, которое ушло на их выполнение;
• автоматически считает рабочее время;
• позволяет формулировать большие и промежуточные цели и развивать навык целеполагания;
• включает элемент геймификации;
• научиться его заполнять и проверять очень просто.

За счет этого руководители видят, чем занимался и над чем планирует работать сотрудник, сколько времени потрачено на дела. В отчете отдельно отмечаются долгоиграющие задачи, по которым можно задать вопросы или оказать своевременную помощь.

Главные секреты показательных отчетов

Выберете ли вы Битрикс24 и отчеты в нем или остановитесь на внедрении таблиц Excel не так важно, как соблюдение простых правил отчетности в компании:

• Обязательно включайте в отчет план на следующий период.
• Интересуйтесь результатами, а не процессом выполнения.
• Оставьте место для описания проблем, чтобы вовремя помочь.
• Обучайте сотрудников грамотной работе с отчетностью и показывайте, чего ожидаете от них.
• По возможности автоматизируйте форму и показатели, если добавляете их в отчет.

И главное: не требуйте полной объективности от отчетов, составленных сотрудниками. Для объективности современность предлагает вам множество аналитических ПО. Даже в Битрикс24 отчеты по задачам должны содержать пространство для человеческого фактора, ведь люди — самый ценный ресурс, которым вы располагаете.