Живые очереди
Из сотрудников, перераспределив их время в более продуктивную сторону.
На примере модуля «ЗРС», который по сути представляет собой бизнес-процесс, мы можем поделиться несколькими советами:
1. Хорошо, если процесс будет отработан сотрудниками на бумаге, то есть, существовать в офлайне. Это удобно, так как участники сразу видят сложности, узкие места, которые надо сгладить, тренируются взаимодействовать друг с другом в обычных условиях.
2. В описании нужно задействовать непосредственных участников процесса, а не пытаться представить себе, как он должен происходить или происходит в данное время. Картинка вашего представления и реальная ситуация будут значительно отличаться.
3. Собирая информацию, не приукрашивайте действительность. Пусть процесс в его текущем состоянии неидеален, зато действителен.
Собирая информацию о «Законченной работе сотрудника», мы видели, как сотрудники работают с бумажными бланками, что заносят туда, как описывают проблемы, с которыми сталкиваются в работе. Затем отметили для себя очереди на одобрение написанных «ЗРС» директором, скапливающиеся у кабинетов в приемные дни. Последней интересной особенностью составления «ЗРС» были личные навыки поиска решения у сотрудников компании.
Из сотрудников, перераспределив их время в более продуктивную сторону.
Необходимость присутствия на рабочем месте для одобрения предложенных решений.
Неграмотность в описании проблем, вариантов решения и конечного предложения (через подключение отдела обучения компании).
Которая возникала в том числе из-за необходимости решения мелких проблем, с которыми сотрудники могли справиться самостоятельно.
Нужно максимально подробное и четкое, чтобы разработчик не додумывал процесс за вас.
Который знает возможности корпоративного портала.
Перед запуском его в работу для исправления ошибок.
Максимально возможный простой формат. Старайтесь, чтобы процесс, который вы создаете, был максимально прост как в плане формулировок заданий и уведомлений, так и в плане реализации.
При необходимости отправки каких-то уникальных процессов по командным линиям важно знать, что на корпоративном портале руководители работают как пользователи, а значит требование о максимально полезной, краткой и четкой информации актуально и для них.
Например, модуль «ЗРС» работает только через запросы по командным линиям. Руководителям после запуска процесса приходят задания на их согласование. И в этот момент важно и предоставить полную информацию для ознакомления, и сразу дать несколько возможных вариантов (условно: «одобрено», «не одобрено», «доработать») при сохранении возможности комментирования решений.
То есть, при создании процесса с согласованием каких-то предложений, проектов или разработок с одной стороны важна полнота картинки и доступа к предоставленным данным, а с другой – максимальная простота реакции. Это значительно экономит время на коммуникации и проясняет картинку. Ведь однозначный отказ нельзя трактовать двояко, как и безусловное согласование.
Запуск процесса Битрикс24 не должен доставлять неудобств пользователям. При разработке процессов помните, что даже самые уникальные из них можно оцифровать вполне стандартными средствами, так как по сути своей каждый процесс есть цепочка повторяющихся действий с одними и теми же ответственными. Просто иногда эти цепочки довольно запутаны. Поэтому некоторые из создаваемых вами бизнес-процессов предварительно придется сильно упростить.