Нестандартные бизнес-процессы и их согласование

Рано или поздно в своем развитии устойчивая компания приходит к необходимости создания и описания неких бизнес-процессов, сложившихся в течение ее существования. Поэтому запуск бизнес-процесса в Битрикс 24 стал обыденным делом.

Впрочем, вся «обычность» ситуации с согласованием счетов и прочими служебными записками не исключает существования внутри компании неких уникальных процессов, собственных ноу-хау, внедренных, отработанных и каким-то образом действующих. Можно ли оцифровать такие находки, поговорим сегодня.

Так ли все нестандартно?

С точки зрения разработчика или человека, который участвует в построении схемы всей компании, большинство ТЗ для запуска бизнес-процесса Битрикс 24 не отличаются уникальностью.

Пример из области построения структуры бизнеса:

• В любой компании есть те, кто занимается поиском и наймом сотрудников.
• Те, кто занимается рекламой и продажей товаров или услуг.
• Те, кто ведет бухгалтерский учет.
• И обязательно те, кто производит соответствующие товары и услуги.
С учетом этой ситуации можно выстраивать структуру бизнеса по любой выбранной технологии с учетом того, что невозможно найти компанию, в которой отсутствовали бы перечисленные функции. Поэтому любой бизнес может быть, к примеру, уложен в организующую схему компании.

Переносим пример на разработку бизнес-процессов:

• В любом процессе есть инициатор, владелец, заказчик некого результата.
• Есть некие повторяющиеся действия, необходимые для получения этого результата.
• Имеются сотрудники, ответственные за определенные области, которых нужно привлекать к процессу в определенной последовательности.

Соответственно, можно описать любой бизнес-процесс, раздробив его на итерации. И затем произвести запуск бизнес-процесса в Битрикс 24 стандартными инструментами ПО. Правда, предварительно его надо будет описать.

Как описать бизнес-процесс?

На примере модуля «ЗРС», который по сути представляет собой бизнес-процесс, мы можем поделиться несколькими советами:

1. Хорошо, если процесс будет отработан сотрудниками на бумаге, то есть, существовать в офлайне. Это удобно, так как участники сразу видят сложности, узкие места, которые надо сгладить, тренируются взаимодействовать друг с другом в обычных условиях.

2. В описании нужно задействовать непосредственных участников процесса, а не пытаться представить себе, как он должен происходить или происходит в данное время. Картинка вашего представления и реальная ситуация будут значительно отличаться.

3. Собирая информацию, не приукрашивайте действительность. Пусть процесс в его текущем состоянии неидеален, зато действителен.

Собирая информацию о «Законченной работе сотрудника», мы видели, как сотрудники работают с бумажными бланками, что заносят туда, как описывают проблемы, с которыми сталкиваются в работе. Затем отметили для себя очереди на одобрение написанных «ЗРС» директором, скапливающиеся у кабинетов в приемные дни. Последней интересной особенностью составления «ЗРС» были личные навыки поиска решения у сотрудников компании.

Что ликвидировал запуск бизнес-процесса в Битрикс24:

Живые очереди

Из сотрудников, перераспределив их время в более продуктивную сторону.

Присутствие директора

Необходимость присутствия на рабочем месте для одобрения предложенных решений.

Неверное описание проблем

Неграмотность в описании проблем, вариантов решения и конечного предложения (через подключение отдела обучения компании).

Загруженность руководителей

Которая возникала в том числе из-за необходимости решения мелких проблем, с которыми сотрудники могли справиться самостоятельно.

Как собрать нестандартный бизнес-процесс в Бирикс24

Если вас интересует техническая сторона вопроса, то корпоративный портал и его инструменты позволяют сделать многое. С привлечением грамотного технического разработчика вы можете внедрить в компании самый сложный и разнообразные процесс, в котором будут задачи, уведомления, отработка каких-то моментов роботами и т.п. Вопрос в том, насколько это необходимо.

За время запусков бизнес-процессов в Битрикс24 мы разработали некоторое количество уникальных решений для различных подразделений в компании. Оцифровывали процессы закупок, инвентаризации, приема и увольнения сотрудников, обеспечения компании хозяйственными принадлежностями и даже работу с рекламациями.

Что вам понадобится для оцифровки:

Техническое задание

Нужно максимально подробное и четкое, чтобы разработчик не додумывал процесс за вас.

Грамотный разработчик

Который знает возможности корпоративного портала.

Тестирование процесса

Перед запуском его в работу для исправления ошибок.

Упрощение процесса

Максимально возможный простой формат. Старайтесь, чтобы процесс, который вы создаете, был максимально прост как в плане формулировок заданий и уведомлений, так и в плане реализации.

Согласование нестандартных бизнес-процессов

При необходимости отправки каких-то уникальных процессов по командным линиям важно знать, что на корпоративном портале руководители работают как пользователи, а значит требование о максимально полезной, краткой и четкой информации актуально и для них.

Например, модуль «ЗРС» работает только через запросы по командным линиям. Руководителям после запуска процесса приходят задания на их согласование. И в этот момент важно и предоставить полную информацию для ознакомления, и сразу дать несколько возможных вариантов (условно: «одобрено», «не одобрено», «доработать») при сохранении возможности комментирования решений.

То есть, при создании процесса с согласованием каких-то предложений, проектов или разработок с одной стороны важна полнота картинки и доступа к предоставленным данным, а с другой – максимальная простота реакции. Это значительно экономит время на коммуникации и проясняет картинку. Ведь однозначный отказ нельзя трактовать двояко, как и безусловное согласование.

Запуск процесса Битрикс24 не должен доставлять неудобств пользователям. При разработке процессов помните, что даже самые уникальные из них можно оцифровать вполне стандартными средствами, так как по сути своей каждый процесс есть цепочка повторяющихся действий с одними и теми же ответственными. Просто иногда эти цепочки довольно запутаны. Поэтому некоторые из создаваемых вами бизнес-процессов предварительно придется сильно упростить.