Метрики для оценки эффективности менеджеров в компании

Рано или поздно, но в любой компании возникает вопрос оценки эффективности менеджмента. Насколько продуктивно работают сотрудники, целесообразно ли тратятся ресурсы компании, куда уходит драгоценное время нанятого персонала? Особенно остро эти вопросы начинают звучать в кризисные периоды.

Поэтому чем раньше владелец задумывается о прозрачности работы всех звеньев в структуре бизнеса, тем проще происходит внедрение критериев оценки эффективности менеджмента.
Стоит оговориться, что чаще всего директора компании мало устроят простые подсчеты затраченного на работу времени, ведь важен не процесс, а результат. Удалось ли потратить отведенные на работу часы с пользой? Что было достигнуто в итоге и есть ли прогресс в делах?

На все эти вопросы зачастую сложно получить ответы, просто фиксируя время, проведенное сотрудником в стенах компании.

Показатели оценки эффективности менеджмента и Битрикс24

Современные компании все чаще прибегают к помощи разнообразных таск-менеджеров, корпоративных порталов и сканеров отработанного времени. Базовая версия корпоративного портала от Битрикс24 также предлагает несколько критериев оценки эффективности менеджмента:

1. Рабочее время

Данный отчет является стандартным и помогает проследить за тем, сколько часов отработал в системе менеджер. Для корректного отображения данных понадобится выработка привычки у сотрудников начинать и заканчивать рабочий день на корпоративном портале. Добиться этого можно, но понадобится некоторое время на этапе внедрения Битрикс24 в работу, чтобы навык сформировался.

Минусом системы может послужить то, что не все менеджеры изначально готовы к подобной отчетности. Поэтому мы бы рекомендовали упаковывать решение о переходе на учет времени подобным образом в плюсы для рядовых сотрудников:

• менеджеры избавлены от вопросов от руководителей о том, сколько они отработали,

• сотрудник вне зависимости от места начала рабочего дня может показать, что выполняет свои обязанности,

• с помощью мобильного приложения комфортно начинать и заканчивать рабочий день, необязательно привязываться к ПК или ноутбуку.

Однако данный отчет не содержит показатели оценки эффективности менеджмента. В итоге руководитель видит просто количество отработанных часов и задачи, которые в течение дня выполнял его сотрудник.

2. Задачи и проекты

Дополняют рабочее время более конкретной детализацией. Кроме бесспорной пользы задач в налаживании внутренней коммуникации они помогают и в самопланировании, а также отчетности:

• сотрудник фиксирует затраченное на каждую задачу время;
• в комментариях к задачам можно не только общаться с постановщиком и соисполнителями, но и фиксировать процесс работы и ее результат;
• при правильном внедрении задачи показывают количество сделанного сотрудником, а при наличии контроля — помогают работать на качество.

Количество закрытых задач как критерий оценки эффективности менеджмента заработает, если в компании удастся создать культуру использования данного решения от Битрикс24. Для этого необходимо проводить обучение постановке задач, их выполнению и контролю, а затем поддерживать процессы в рабочем состоянии. Но в любом случае переход к задачам вместо обмена устными поручениями и учет времени на них помогает сделать загрузку и результативность менеджеров прозрачнее.

3. Рабочие отчеты

На корпоративном портале можно внедрить и отчетность, которая помогает отследить результативность сотрудников с заданной периодичностью: отчеты можно назначить к заполнению ежедневно или еженедельно. Однако в базовой комплектации отчетность заполняется вручную, поэтому работать с ней необходимо двумя способами:

1. настраивать ежедневную необходимость заполнения результатов, которые будут собраны в еженедельный пул;
2. ставить сотрудников в положение необходимости собирать результаты где-то еще, чтобы раз в неделю они описывали все проделанное в появившейся форме.

Оба способа имеют право на жизнь, однако слабо подходят в качестве показателей оценки эффективности менеджмента, если речь идет о необходимости количественных показателей, которые чем-то можно подтвердить. В любом случае отчеты будут собираться вручную сотрудниками, а значит, вероятность высокого субъективного влияния на показатели сохраняется.

Критерии оценки эффективности менеджмента от Октобит24

Пройдя путь использования базовых возможностей корпоративного портала на Битрикс24, мы столкнулись с необходимостью его доработки. Они были обусловлены необходимостью избавления сотрудников от необходимости заполнять отчетность руками при возможности автоматизировать данные, а также избавлением от субъективных оценок загрузки. Результаты доработок привели к следующим изменениям.

1. Рабочие отчеты

Автоматически собирают количество задач, которыми менеджер занимался в отчетный период. В форму отчета добавлены временные метрики: видно, сколько рабочего времени сотрудник потратил на каждую задачу, а также сумму отработанного по ним времени в целом. Заполнение отчета геймифицировано: работник распределяет задачи на выполненные и те, которые хочет включить в план следующей недели. При этом, в форме сохраняется возможность ручного заполнения, однако используется она только в крайних случаях. В форму отчетности добавлены метрики по количеству просроченных задач, активных бизнес-процессов, открытых лидов — для видимости загрузки и скорости обработки данной информации менеджером.

2. Статистики

Для подсчета результатов работы в компании внедрены статистики, которые отражают фактически произведенное каждым ответственным за определенную область сотрудником. Данные подтягиваются в рабочие отчеты вручную или автоматически. Это позволяет видеть конкретные итоги работы и их рост или падение в определенные промежутки времени.

3. Статистики по активити

Еще одна разработка касается учета взаимодействия менеджеров компании с клиентами. Благодаря синхронизации почты и телефонии с корпоративным порталом становится понятно, с кем из клиентов своего пула сотрудник взаимодействовал, кого упустил, а также как проявлял активность: звонил, писал или проводил встречи. Таким образом у руководителя появляется ясная картинка загруженности его сотрудников, которую можно соотнести с полученными ими результатами.

В выработке критериев оценки эффективности менеджмента внимание стоит уделять результатам работы. Это не избавит компанию от «процессников» (сотрудников, которым трудно мыслить категориями результативности), но внедрение автоматического подсчета результативности сможет облегчить жизнь и им. При выработке статистических показателей для менеджмента опираться стоит на ожидаемые от них результаты работы, а не навязывать собственные показатели, иначе работники будут воспринимать систему в штыки. Наконец, чтобы проделанный труд не пропал даром, систему стоит поддерживать в рабочем состоянии с помощью контроля и обратной связи. Не ленитесь отмечать успехи сотрудников и корректировать оплошности. Тогда разработанные метрики будут служить своей единственной цели — росту благополучия компании и работников!