Кейс. Внедрение Битрикс24 в компании «ОктоПринт Сервис»
История проекта Октобит24 начинается с разработки корпоративного портала для компании «ОктоПринт Сервис» на базе внедрения Битрикс24 в коробочной версии. Это история проб, ошибок и опыта, которым сегодня хотелось бы поделиться. На примере кейса крупной компании, в которой было несколько разрозненных систем работы и учета, можно понять, насколько выгоднее и экономнее может быть комплексное решение.
Отправная точка
До внедрения Битрикс24 в компании была проведена большая работа по выстраиванию внутренней структуры и системы взаимодействия между сотрудниками в офлайн.
Однако текущая ситуация с корпоративными ПО оставляла желать лучшего. На тот момент сотрудники компании пользовались:
• Microsoft Dynamics — в качестве корпоративной CRM;
• SharePoint — как корпоративным порталом, на котором можно было размещать заявки, имелось несколько собранных бизнес-процессов;
• Microsoft Outlook — для коммуникации как с клиентами, так и между собой;
• КСУ (Комплексная Система Управления) на базе 1С — для предоставления статистик и еженедельной отчетности.
Всё это накладывало определенные неудобства на взаимодействие между руководителями и подчиненными, а также коллегами из разных подразделений.
Пример:
На сбор обязательного отчета у сотрудников уходила практически вся пятница. Необходимо было в течение дня собирать данные из нескольких систем, заполнять статистики и вычерчивать по ним графики в ручном режиме.
Цели внедрения Битрикс24 в компании «ОктоПринт Сервис»
1. Максимально сократить внутренние коммуникации в пользу эффективности.
2. Перевести всю внутреннюю коммуникацию в единое пространство.
3. Автоматизировать рутинную работу с помощью автоматизированных бизнес-процессов.
4. Упростить внутреннюю отчетность сотрудников.
5. Внедрить внутреннюю CRM, которая сделает работу с клиентами прозрачной и упростит некоторые процессы взаимодействия (например, выставление счетов, КП, сохранение истории общения).
Появление Октобит24
Польза от внедрения Битрикс24 в компании стала ощущаться практически сразу. Тем более, что в компании проводили последовательное обучение сотрудников новому программному обеспечению.
Но при всей пользе базовой версии корпоративного портала вскоре стало понятно, что в нем не хватает прокачанной управленческой части:
• легкого контроля отчетов;
• инструментов, которые помогают избегать лишней коммуникации при работе с задачами;
• статистик и графиков;
• возможности собрать общую картину состояния дел в компании.
Именно эту часть решают модули Октобит24. В «ОктоПринт Сервис» получили:
• отличную CRM для работы с клиентами;
• корпоративный портал для единой системы внутренних коммуникаций;
• комфортные инструменты контроля и управления.
Вместе эти 3 части составляют 100% необходимого для эффективной работы внутри коллектива, а также с клиентами и поставщиками.
Результат полного внедрения Битрикс24 в компании
1. В 2 раза сократилось время отклика сотрудников на задачи и входящие обращения, во столько же выросло количество завершенных задач.
2. Часть сотрудников перешла на удалённую работу без нарушения рабочего процесса.
3. До 4 раз сократились расходы на поддержку и доработку корпоративного ПО.
4. Снизились до 10 раз расходы на корпоративную мобильную связь после внедрения IP-телефонии и интеграции с Битрикс24.
Конечно, некоторые результаты установки корпоративного портала трудно поддаются оцифровке и измерению. Например, удалось перераспределить время сотрудников с рутины в пользу творческой части работы и развития проектов. В компании стало меньше внутренних конфликтов, связанных с взаимодействием между коллегами по задачам и проектам. Понятнее стало, куда расходуется рабочее время, какова настоящая загрузка менеджеров, а значит, появилась возможность грамотного планирования и перераспределения обязанностей.
Здесь же стоит упомянуть, что весь свой опыт и наработки стоит обязательно фиксировать для эффективной передачи знаний новым сотрудникам и более легкого их включения в работу с Битрикс24. Обучение необходимо не просто для умения взаимодействовать с корпоративным порталом, но и для прокачки так называемых soft skills.
В этом году исполняется 5 лет со времени установки Битрикс24 в «ОктоПринт Сервис». За прошедшее время все сотрудники компании получили бесценный опыт в работе с данным ПО, многие научились грамотному планированию и управлению, освоили нюансы разработки бизнес-процессов для автоматизации. Подобный рост знаний и навыков коллектива помогает компании даже в сложные времена оставаться крепким представителем рынка поставщиков полиграфических материалов.
контакты
ЭФФЕКТИВНО УПРАВЛЯЙТЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ