Какие рабочие процессы можно автоматизировать?

Процесс автоматизации бизнес-решений в условиях развития технологий в настоявшее время — скорее, насущная необходимость. Проблема кроется в том, какие процессы на предприятии можно отладить с помощью цифровых решений, а какие нет. И ответ здесь кроется в разумности применения ПО: ошибкой может стать как попытка оцифровать все, так и мнение о том, что все текущие процессы в бизнесе уникальны и требуют человеческого сопровождения и вмешательства. О том, как найти золотую середину, опишем в данной статье.

Замена ручного труда. Когда самое время?

К сожалению, об автоматизации бизнес-решений задумываются в большинстве случаев, столкнувшись с реальными проблемами в работе.

Как понять, что вы опоздали?

• Работники погрязли в бумажной волоките.
• Подсчеты элементарных данных вызывают много проблем.
• На предприятии часты ошибки по недосмотру или невнимательности в расчетах.
• Сотрудники загружены второстепенными по значимости делами и жалуются на нехватку времени.

Поэтому внедрять какие-то решения по автоматизации процессов нужно, как только в компании выстраивается определенная цепочка действий, подходящая для упрощения с помощью ПО. Не стоит дожидаться усложнения ситуации. Вопрос в том, какие категории под это подходят.

Автоматизация бизнес-решений. Что выбрать?

1. Лидогенерация и последующая обработка обращений

Стоит определиться, что важнее: занесенные в систему контакты или успешно закрытая сделка? Если второе, то значительно сэкономить время менеджеров на внесение в базу данных по тем, кому они писали и звонили, поможет упростить CRM.

2. Управление проектами

Проектной работе стоит учиться отдельно, командная работа требует слаженности и понимания определенных инструментов. Но использовать вместо физических досок, планшетов и записей онлайн аналоги будет удобнее. Они легко правятся, доступны из любой точки земного шара и могут меняться вместе с потребностями компании.

3. Администрирование сайтов

Намного проще подстроить системы под работу компании, связав их между собой и обеспечив доступ администраторов к инструментам управления. С сайтов вы сможете забирать заявки сразу в CRM, общаться с клиентами через чаты, менять контент и наполнение. Автоматизация бизнес-решений в данной области дарит больше свободы в другой стороне работы, например, общении с потенциальными клиентами.

4. Бухгалтерский учет

Наряду с производственными процессами учетная система финансового подразделения компании также приходит на ум одной из первых. И действительно, помощь современного ПО здесь страхует от случайных ошибок и помогает в работе больше, чем «самый внимательный сотрудник с большим опытом работы».

Почему что-то автоматизировать нельзя

Нетрудно догадаться, что автоматизация бизнес-решений направлена на избавление от однообразного ручного труда, ошибки в котором можно допускать от невнимательности и усталости. Но для чего она предназначена? Плох тот владелец бизнеса, который думает, что полностью сможет заменить своих работников программным обеспечением и оставаться успешным. Сущность замены ручного труда на помощь технологий в том, чтобы высвободить время работников для другого более необходимого и продуктивного труда.

Что лучше не передавать в руки электронных разработок:
• Творческие процессы: совершенствование технологий, разработку новых продуктов, продумывание стратегии и концепций.
• Работу с клиентами: общение, улаживание недовольных, оказание помощи в затруднительных ситуациях.
• Экстренное реагирование в условиях, выбивающихся из привычных алгоритмов. Пока что все системы не в состоянии предугадать любое развитие событий из множества.
• Принятие окончательных решений по важным вопросам, которые можно делегировать между постами в компании при необходимости высвободить дополнительное время, например, владельца.

Таким образом, мы перенаправляем внимание и усилия сотрудников с рутинного на продуктивное. Согласитесь, не многих удовлетворяет ежедневная одинаковая необходимость повторения одних и тех же действий, и, наоборот, как только появляется возможность применить творческие способности, появляется энтузиазм. Этим позитивным моментом автоматизации и нужно пользоваться, если вы думаете об успехе своего дела на долгосрочной перспективе.