Как сократить время на согласование бизнес-процессов?

Успешность компании на рынке зачастую зависит в том числе от скорости принятия решений и внедренной политики коммуникации между сотрудниками. Не секрет, что культура работы с этими вопросами может варьироваться, и в данной области не исключен рост бюрократии, на которую начинают жаловаться особо активные и деятельные руководители и линейные работники.

Так в чем же причины образования узких мест в современных компаниях, и можно ли как-то ускорить бизнес-процессы согласований? Разбираемся в этом, рассматривая несколько аспектов.

Проблема быстрых реакций

Для многих сотрудников корнем зла в замедлении работы компании становятся «медлительные» коллеги. Зачастую проще обвинить сотрудника в недостаточной расторопности, чем выяснять причину снижения его эффективности. Однако завалы на рабочем месте не всегда образуются из-за недостаточно развитых личностных качеств. Поэтому при разборе подобных ситуаций рекомендуется наблюдение за прохождением процессов между работниками.

Как ваши сотрудники работают с документами, куда складывают полученные бумаги, как запрашивают и получают информацию у коллег? Если в этих процессах нет единого стандарта, обработка информации происходит хаотично, а бумажные экземпляры пропадают в недрах рабочих папок и столов, то образование узких мест в работе компании не заставит себя ждать. И здесь мы не обойдемся без рассмотрения второй связанной проблемы — существующей культуры работы в компании.

Совет 1

При замедлении в согласовании бизнес-процессов понаблюдайте: какая система обработки информации работает в вашей компании. Возможно, нужно срочно задуматься о разработке стандартов коммуникации.

Организационный вопрос

Внедрение определенной системы коммуникации — сложный процесс, к которому обычно обращаются, погрязнув в хаосе неотвеченных сообщений и непринятых решений. Но без определенных стандартов согласования бизнес-процессов в бизнесе не обойтись.

Итак, вооружите сотрудников инструментами и правилами обработки информации. В помощь могут пригодиться как правила, закрепленные во внутренних документах, так и удобное ПО, в котором можно будет поддерживать коммуникацию, обмениваться документами и видеть весь процесс работы.

Совет 2

Внедрите стандарты обработки информации и разработайте понятные шаблоны коммуникации для сотрудников. Предупрежден значит вооружен, спокоен и скор в согласовании бизнес-процессов.

Пресловутая ответственность
и согласование бизнес-процессов

Об этом качестве сотрудников сокрушается уже не одно поколение руководителей. Но так ли плох нанятый персонал, если его развитием не занимаются? Кроме вооружения работников понятной системой и стандартами, необходимо заниматься и воспитанием ответственности.

Этот процесс двусторонний: с одной стороны, владельцу и директорам компании необходимо учиться делегировать принятие решений ответственным за процессы сотрудникам; с другой стороны, от персонала необходимо требовать навыка поиска оптимального решения в ситуациях любой сложности. И добиться улучшений здесь возможно только путем практики, в том числе, с применением дополнительных программных разработок.

Совет 3

Доверяйте нанятому персоналу поиск решений и предложение выходов из проблемных ситуаций. Отдавая сотрудникам право проявить самостоятельность, инициативность и найти ответы на возникшие вопросы, вы будете сокращать время на обработку поданных заявок, сопровожденных предложенными решениями.

ЗРС и ускорение обработки бизнес-процессов

Для нестандартных ситуаций Октобит24 предлагает внедрение модуля «ЗРС» («Законченная Работа Сотрудника») на корпоративном портале Битрикс24. Суть разработки в том, что существующая нестандартная проблема, решение которой никак не регламентировано внутренними документами, может быть не просто подана для ознакомления руководителям, но и быстро решена за счет предварительной работы по ее исследованию самим инициатором. Он же предлагает одно оптимальное решение ситуации из всех существующих.

Путем составления ЗРС можно решать любые ситуации от покупки сломавшейся техники до согласования скидки для клиента. Главное, чтобы процесс стал помощью в разрешении проблем, но не заменил собой все другие способы согласований и принятий решений.

По примеру данного модуля на корпоративном портале можно выстраивать понятные сотрудникам бизнес-процессы оплаты счетов, заключения договоров, продаж, складского учета и прочего. Таким образом, в помощь при делегировании ответственности можно привлекать IT разработки.

Совет 4

Экономьте время на принятии решений за счет внедрения современных доработок. При грамотном делегировании вы получите гибкую, устойчивую структуру, которая будет отличаться скоростью и мобильностью в принятии решений.