Как сделать рабочие отчеты удобными?

Случаи бывают разными. Но обычно главное пожелание руководителей относительно отчетов сотрудников — максимальная информативность и структурированность.

От этого желания и возникают различные форматы отчетности, от таблиц Excel до совсем интересных случаев. При этом, нередко сотрудники могут потратить целый рабочий день или его внушительную часть на подготовку недельной отчетности, и если при этом они не подводят промежуточные итоги ежедневно, то финальный отчет превращается из фактического показателя сделанного в подогнанную под представление о сделанном картинку.

Чтобы избежать или изжить такое положение дел, в Битрикс24 есть отчеты в стандартной готовой форме. Они позволяют настроить периодичность и время сдачи, плюс, пользователи не смогут не предоставить их, так как форма блокирует собой рабочий экран сотрудника.

Однако Битрикс24 и его отчеты содержат и некоторые недостатки. Поэтому Октобит24 доработал стандартную форму под себя и выпустил собственный модуль «Рабочий отчет». А сходство и различие между двумя похожими формами мы покажем в сравнительной таблице.

Таблица отчетов в Битрикс24: сравнение стандартной версии и модуля Октобит


	Стандартный отчет Битрикс24	Модуль «Рабочий отчет» Октобит24
	Время появления
	Задается индивидуально.	Задается индивидуально.
	Частота сдачи
	Опциональна: день, неделя, месяц Можно отключить отчет совсем	Опциональна: день, неделя, месяц Можно отключить отчет совсем
	Формат заполнения
	• Рукописный текст в свободной форме. • Информация из ежедневных отчетов, внесенная во вкладку «Сделано за день» инструмента «Рабочий день». • Задачи, которые были добавлены в план на день и по которым велся учет рабочего времени	• По задачам: в отчет попадают те, по которым велся учет времени; затем они распределяются на вкладки «Отчет» и «План» по одному клику мыши. • Задачи маркируются шрифтом и цветами. Отдельно видно завершенные, не проверенные постановщиками, просроченные. • Информация из ежедневных отчетов, внесенная во вкладку «Сделано за день» инструмента «Рабочий день» (неприоритетная). • Каждая задача кликабельна и открывается по щелчку во всплывающем окне. • Сохранена возможность записывать текст вручную.
	Включение в отчет дополнительных задач
	Происходит по щелчку на ссылку «Выбрать из списка».	Происходит по щелчку на ссылку «Выбрать из списка». Затем одним кликом в чек-боксе задачу можно добавить в «Отчет» или «План».
	Подсчет затраченного на работу времени
	Не ведется	Учитывается по задачам и представлен двумя счетчиками: 1. Количество времени, затраченного на задачи в течение отчетного периода (дня, недели, месяца) 2. Общее количество времени по задачам из списка (для поиска долгоиграющих задач, которые не закрываются).
	Возможность отложить отчет
	Есть по кнопке «Отложить на час»	Есть по кнопке «Отложить на час»
	Дополнительные вкладки
	Нет	Есть: • Цель на месяц • Суперцель на год • Информация по открытым лидам, бизнес-процессам, задачам • При установке модуля «Статистики» появляются еще 2 вкладки: «Статистики» и «Графики»
	События из календаря
	Есть: • Те, в которых сотрудник согласился принимать участие.	Есть: • Те, в которых сотрудник согласился принимать участие. • Звонки.
	Формат проверки
	3 возможные оценки.	• 3 возможные оценки. • Реакции в виде смайликов. • Возможность комментировать отчеты.
	Возможность доработки
	Нет	Есть

Таким образом, оба формата отчетов Битрикс24 уже открывают путь к максимальной информативности и стандартизации процесса отчета о сделанной сотрудниками работе за отчетный период. Однако, глядя на таблицу, можно сказать, что реальную экономию времени можно получить только в модуле Октобит24.

Кстати, по опыту: у сотрудников, которые ведут учет времени по задачам в течение недели, в пятницу заполнение отчетности занимает около 10 минут, так как остается только распределить задачи на сделанные и поставленные в план на будущую неделю и заполнить статистику, если она подключена.

Таким образом, выигрывают обе стороны:

• Сотрудники прекращают воспринимать отчетность как нечто сложное, длительное, то, где нужно придумывать себе заслуги и результаты.
• Руководители получают максимум информации в стандартизированную форму, которую просто проверять и где результаты видны как на ладони.

Помните, что для отчетов важна легкость заполнения и комфортная периодичность. Путем проб и экспериментов мы пришли к выводу, что недельный отчет в Битркс24 наиболее удобен для сотрудников компании: он прекрасно подводит итоги отработанной недели и не доставляет неудобств ежедневно. Остается только требовать максимального учета времени по задачам, и тогда ясная картинка загруженности и сделанного будет перед вами в удобной читаемой форме.

Как сделать рабочие отчеты удобными?

Таблица отчетов в Битрикс24: сравнение стандартной версии и модуля Октобит

контакты

Меню

Модули

БЛОГ