Как правильно распределить обязанности в компании?

Вопрос распределения обязанностей и вообще построения структуры бизнеса является одним из самых сложных для управленцев и владельцев. Если на первых порах еще удается организовать дело «устно», «на коленке», то с ростом компании проблема может превратиться в беду.

Проблемы, подстерегающие при распределении обязанностей:

• Перегруз «рабочих лошадок».
• Образование белых зон, где происходящее непонятно для владельца.
• Дублирование функций в одном или нескольких подразделениях.
• Непонятная структура подчиненности, влекущая за собой конфликты.

Мы поделимся собственными наблюдениями в данной области управления и даже подскажем, как возможности Битрикс24 помогут избежать управленческих ошибок.

Начинайте с разработки структуры

В идеале обязанности должны быть распределены равномерно и справедливо. Однако все знают, что на старте бизнеса, который может быть организован инициативной группой, часто два-три сотрудника занимаются несколькими областями деятельности из-за нехватки персонала.

В будущем, с успешным ростом дела, сотрудники, безусловно появятся, на них будет делегирована часть вопросов, однако даже в самом начале бизнеса, когда почувствовалось, что дело удается, стоит задуматься о структуре, пока она не стала образовываться хаотично.

Идеальная технология построения бизнеса

Как не банально, но у каждого своя. Возможно, вам придется перебрать несколько вариантов, от автократических до свободных социократических, в поиске подходящего. Однако важно понимать: рано или поздно, но наводить порядок в компании придется.

Для себя мы выбрали технологию, основанную на создании организующей схемы, как наиболее отвечающую стилю управления.

В чем мы увидели плюсы оргсхемы:

• Все функции компании сводятся к семи основным, которых достаточно, чтобы охватить все области деятельности.
• Внутри каждого подразделения есть возможность вычленить подфункции и назначить ответственных на каждую.
• Оргсхема избыточна: в компании не остается слепых зон, которые она бы не описала.
• С ее внедрением появляются четкие командные линии, сотрудники понимают, где они работают и чего от них ждут.
• Организующая схема применима к компании любого размера, она просто становится подробнее с ростом бизнеса.

Для грамотной синхронизации организующей схемы и корпоративного портала мы дополнили возможности Битрикс24 модулем «Оргсхема». Дело в том, что стандартной структуры решения не хватает для описания всех созданных подразделений с работающими командными линиями и возможностью совмещения постов

Оргсхема и распределение обязанностей

Согласно технологии работы, заполнение оргсхемы, а значит, распределение обязанностей происходит в зависимости от того, как много функций необходимо выполнять, чтобы получать конечный результат работы подразделения.

Например, если отдел только создается, то даже при наличии нескольких функций, возможно, сначала там будет работать один человек, при учете, что его сил и возможностей хватает на всю работу подразделения. Чтобы начальник отдела назывался «начальником», нет необходимости нанимать для него отдельных людей под все небольшие участки оргсхемы.

Заполнение постов организующей схемы производится сверху вниз. А новые сотрудники в компании появляются, когда вышестоящие посты становятся загруженными, и для дальнейшего роста производства компании необходимо увеличить количество полезных результатов работы.

Преимущества распределения обязанностей по оргсхеме

• Вы назначаете сотруднику отдельную, вполне конкретную область ответственности.
• На оргсхеме работник видит свой конечный продукт — то, что ожидают от него на данном посту.
• Благодаря четкой структуре на орсгхеме не допускается дублирование функций и пересечение ответственности.

Добавьте к списку приятные визуальные возможности Битрикс24 и модуля от Октобит24, и поймете, что в компании неожиданно образуется порядок и четкое распределение зон ответственности между сотрудниками.

Советы из личного опыта

В процессе консультаций мы видим множество попыток создания организующей схемы, в том числе, с помощью нашего модуля. Однако не всегда они оказываются удачными. Текущая схема нашей компании — примерно пятый вариант разработки, который был выработан в процессе мозговых штурмов.

В процессе создания собственной схемы стоит помнить несколько важных моментов:

• Любую компанию можно преобразовать по оргсхеме в 7 отделений и 21 отдел, и лучше двигаться именно так. Ведь ваша цель — порядок, а не хаос.
• В распределении обязанностей между подразделениями опирайтесь на их основные функции: построение компании, распространение, учет, производство и т.д.
• Не нарушайте принципа заполнения схемы сверху-вниз, чтоб не множить посты и не создать искусственную необходимость расширения штата.

От себя хотелось бы добавить еще немного. Возможности Битрикс24 и доработок позволят вам нарисовать любую схему компании, но при увлечении графическими решениями не забывайте о главной ценности — человеческом ресурсе. Старайтесь не перегружать сотрудников и внимательно следите за загрузкой начальников отделов, чтобы вовремя делегировать часть их функционала новым сотрудникам.