OKTOBIT24
Как и зачем автоматизировать рабочие отчеты сотрудников?
Дрожь при звуке слова «отчетность» стала нехорошей традицией для большинства коммерческих компаний, и мы не были исключением. По рассказам старожилов, в пятницу (традиционный отчетный день) сотрудники занимались подведением итогов минимум в течение часа. Время уходило на сбор данных из разных ПО, подсчет статистик, подготовку результатов и планирование будущей недели.
Кажется, пример выше уже достаточная иллюстрация к вопросу, зачем автоматизировать отчет по учету рабочего времени. Но для полноты картинки составим общий список проблем, с которыми нам приходилось работать:
1. Лишние траты времени. Как описано выше, отчет, который занимает 1 час и более, превращается в формальность и ярмо на шее сотрудника.
2. Многообразие форматов. Отсутствие единого стандарта ведет к тому, что каждый автор отчетов заполняет их по собственным представлениям об информативности. Здесь кроются траты времени руководителя на проверку отчета, так как с каждым приходится работать индивидуально.
3. Отсутствие объективности. Отчеты, составленные «руками» не несут в себе точной информации о загруженности и сделанном за период. Плюс, если оставлять весь сбор данных и подсчет на последний день, то многое теряется или искажается в силу объективных причин.
Рано или поздно, но собственник захочет прояснить для себя картинку и составить более полное представление о нагрузке и результатах его сотрудников. Тогда острее всего встает вопрос, как именно автоматизировать отчет рабочего времени?
OKTOBIT24
Битрикс24 спешит на помощь
Так как мы перешли на работу с корпоративным порталом, его стандартные отчеты на первое время помогли обеспечить сбор отчетности в постоянном режиме. Однако решение Битрикс24 все равно показалось нам недостаточно автоматизированным.
Наши требования к отчетам были таковы:
• Максимальная объективность
• Сбор статистик
• Минимальное время на заполнение
• Возможность оценки и доработки некорректных отчетов
Как часто сдавать отчеты? (дополнительный совет)
Мы часто общаемся с внешним миром и видим, что некоторые владельцы бизнеса требуют от подчиненных ежедневной отчетности, буквально вгоняя их в стресс и погоню за красивыми цифрами. По нашему опыту данная ситуация годится для испытательного срока, когда в период адаптации очень важно наблюдать за сотрудником, чтобы вовремя ему помочь.
Для себя мы выбрали еженедельное планирование и отчетность как наиболее комфортные для сотрудников. Подсчитанные раз в неделю статистики помогают нам следить за их результатами и вовремя реагировать на сложности.
OKTOBIT24
Доработка Октобит24
Модуль «Рабочие отчеты» от штатных разработчиков компании позволил нам улучшить сбор данных по результатам сотрудников и упростить ситуацию с заполнением формы отчетности. По отзывам пользователей после внедрения отчетности на корпоративном портале на ее заполнение уходит до 10 минут. С учетом прошлой истории это стало одним из самых впечатляющих достижений.
Текущая ситуация с отчетами в нашей компании такова:
1. Учет времени происходит по задачам. Корпоративный портал позволяет обмениваться заданиями, запрашивать точные результаты и учитывать затраченное на каждое поручение время. Итоговая сумма отработанных часов стала ориентиром в загруженности сотрудников.
2. Каждый заполняет индивидуальные статистики. По этим цифрам автоматически строятся графики в читаемом формате и понятном цветовом обозначении. При необходимости их можно выводить на печать и размещать на рабочем месте.
3. В «Отчет» и «План» включаются только задачи. Это помогает сотрудникам быстрее распределять дела по уже завершенным и еще не сделанным. Причем, каждую задачу можно открыть прямо из отчета и провести более глубокий анализ времени и результатов.
4. В рабочий отчет мы включаем цели. Они помогают нам добиваться от сотрудников осознанности. Мы обучаем их видеть перспективу в работе и понимать, какого результата стоит добиваться в глобальном плане.
5. Каждый отчет рабочего времени оценивается. Без обратной связи от руководителя мотивация со временем упадет, поэтому предоставленные данные обязательно проверяются с оценкой. Плюс, каждый отчет можно прокомментировать.
6. Защита от мискликов. При ошибочной отправке отчета сотрудником руководитель может отправить форму на доработку. Так мы сокращаем время на ожидание верных данных и даем возможность сразу исправиться.
OKTOBIT24
Несколько советов по внедрению отчетности
Старайтесь сократить количество ПО, в которых собираются данные.
Чем меньше программ будут использовать ваши сотрудники для сбора информации, тем лучше. Это сокращает ошибки и уменьшает времязатраты на заполнение отчета по учету рабочего времени. Не забывайте о личной компьютерной грамотности ваших подчиненных. Чем она ниже, тем больше ошибок вы получите в итоге. Можно ли верить таким данным?
Сокращайте время на отчетность.
Постарайтесь добиться максимальной интерактивности отчетов. Пользователь буквально должен иметь возможность в пару кликов составить объективный отчет. Иначе вы получите стресс, недовольство и безалаберное отношение к отчетности от подчиненных, что вполне логично, особенно, если нагрузка на них помимо отчетности высока.
Не отступайте от намеченного курса.
Решив для себя, как будет происходить сбор в отчет рабочего времени, твердо придерживайтесь намеченного курса. Рабочие отчеты – прекрасное средство для избавления от хаоса, которое работает, если постоянно требуется качественный результат. Обучайте, рассказывайте, показывайте и требуйте от сотрудников ответственности. Тогда, спустя недолгое время, вы увидите замечательные результаты.