OKTOBIT24

Как и зачем автоматизировать рабочие отчеты сотрудников?

Дрожь при звуке слова «отчетность» стала нехорошей традицией для большинства коммерческих компаний, и мы не были исключением. По рассказам старожилов, в пятницу (традиционный отчетный день) сотрудники занимались подведением итогов минимум в течение часа. Время уходило на сбор данных из разных ПО, подсчет статистик, подготовку результатов и планирование будущей недели.

Кажется, пример выше уже достаточная иллюстрация к вопросу, зачем автоматизировать отчет по учету рабочего времени. Но для полноты картинки составим общий список проблем, с которыми нам приходилось работать:

1. Лишние траты времени. Как описано выше, отчет, который занимает 1 час и более, превращается в формальность и ярмо на шее сотрудника.

2. Многообразие форматов. Отсутствие единого стандарта ведет к тому, что каждый автор отчетов заполняет их по собственным представлениям об информативности. Здесь кроются траты времени руководителя на проверку отчета, так как с каждым приходится работать индивидуально.

3. Отсутствие объективности. Отчеты, составленные «руками» не несут в себе точной информации о загруженности и сделанном за период. Плюс, если оставлять весь сбор данных и подсчет на последний день, то многое теряется или искажается в силу объективных причин.

Рано или поздно, но собственник захочет прояснить для себя картинку и составить более полное представление о нагрузке и результатах его сотрудников. Тогда острее всего встает вопрос, как именно автоматизировать отчет рабочего времени?

OKTOBIT24

Битрикс24 спешит на помощь

Так как мы перешли на работу с корпоративным порталом, его стандартные отчеты на первое время помогли обеспечить сбор отчетности в постоянном режиме. Однако решение Битрикс24 все равно показалось нам недостаточно автоматизированным.

Наши требования к отчетам были таковы:

• Максимальная объективность
• Сбор статистик
• Минимальное время на заполнение
• Возможность оценки и доработки некорректных отчетов

Как часто сдавать отчеты? (дополнительный совет)

Мы часто общаемся с внешним миром и видим, что некоторые владельцы бизнеса требуют от подчиненных ежедневной отчетности, буквально вгоняя их в стресс и погоню за красивыми цифрами. По нашему опыту данная ситуация годится для испытательного срока, когда в период адаптации очень важно наблюдать за сотрудником, чтобы вовремя ему помочь.

Для себя мы выбрали еженедельное планирование и отчетность как наиболее комфортные для сотрудников. Подсчитанные раз в неделю статистики помогают нам следить за их результатами и вовремя реагировать на сложности.

OKTOBIT24

Доработка Октобит24

Модуль «Рабочие отчеты» от штатных разработчиков компании позволил нам улучшить сбор данных по результатам сотрудников и упростить ситуацию с заполнением формы отчетности. По отзывам пользователей после внедрения отчетности на корпоративном портале на ее заполнение уходит до 10 минут. С учетом прошлой истории это стало одним из самых впечатляющих достижений.

Текущая ситуация с отчетами в нашей компании такова:

1. Учет времени происходит по задачам. Корпоративный портал позволяет обмениваться заданиями, запрашивать точные результаты и учитывать затраченное на каждое поручение время. Итоговая сумма отработанных часов стала ориентиром в загруженности сотрудников.

2. Каждый заполняет индивидуальные статистики. По этим цифрам автоматически строятся графики в читаемом формате и понятном цветовом обозначении. При необходимости их можно выводить на печать и размещать на рабочем месте.

3. В «Отчет» и «План» включаются только задачи. Это помогает сотрудникам быстрее распределять дела по уже завершенным и еще не сделанным. Причем, каждую задачу можно открыть прямо из отчета и провести более глубокий анализ времени и результатов.

4. В рабочий отчет мы включаем цели. Они помогают нам добиваться от сотрудников осознанности. Мы обучаем их видеть перспективу в работе и понимать, какого результата стоит добиваться в глобальном плане.

5. Каждый отчет рабочего времени оценивается. Без обратной связи от руководителя мотивация со временем упадет, поэтому предоставленные данные обязательно проверяются с оценкой. Плюс, каждый отчет можно прокомментировать.

6. Защита от мискликов. При ошибочной отправке отчета сотрудником руководитель может отправить форму на доработку. Так мы сокращаем время на ожидание верных данных и даем возможность сразу исправиться.

OKTOBIT24

Несколько советов по внедрению отчетности

Старайтесь сократить количество ПО, в которых собираются данные.

Чем меньше программ будут использовать ваши сотрудники для сбора информации, тем лучше. Это сокращает ошибки и уменьшает времязатраты на заполнение отчета по учету рабочего времени. Не забывайте о личной компьютерной грамотности ваших подчиненных. Чем она ниже, тем больше ошибок вы получите в итоге. Можно ли верить таким данным?

Сокращайте время на отчетность.

Постарайтесь добиться максимальной интерактивности отчетов. Пользователь буквально должен иметь возможность в пару кликов составить объективный отчет. Иначе вы получите стресс, недовольство и безалаберное отношение к отчетности от подчиненных, что вполне логично, особенно, если нагрузка на них помимо отчетности высока.

Не отступайте от намеченного курса.

Решив для себя, как будет происходить сбор в отчет рабочего времени, твердо придерживайтесь намеченного курса. Рабочие отчеты – прекрасное средство для избавления от хаоса, которое работает, если постоянно требуется качественный результат. Обучайте, рассказывайте, показывайте и требуйте от сотрудников ответственности. Тогда, спустя недолгое время, вы увидите замечательные результаты.

Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Подробнее Понятно
Cookies