Мы пришли к необходимости упрощения повторяющихся цепочек действий (именно так понимаем для себя бизнес-процессы), чтобы:
Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов
1. Экономить ресурсы и деньги компании
По сути это главная цель внедрения в компании любых ПО и автоматизации процессов. С помощью умных программ сократили траты по нескольким статьям расходов, свободные средства смогли перераспределить.
2. Сделать бизнес прозрачным
Это влияние на эффективность самих сотрудников и систему внутренней коммуникации. Благодаря автоматизации бизнес-процессов возрастает скорость обработки информационных частиц, результаты которой владелец всегда может быстро просмотреть. Прозрачность ведет к развитию.
3. Сократить возможные ошибки и цепочки действий
Закрепление ответственных за каждый этап бизнес-процесса помогает снизить количество ошибок и в целом риски их возникновения. Плюс, увеличивается скорость принятия решений и отпадает необходимость некоторых этапов.
Занимаясь построением бизнес-процессов, мы хотели решить и несколько практических задач, которые волне могут называться универсальными вне зависимости от бизнеса:
• пересмотр затрат и консолидация финансовых данных;
• безопасное хранение информации;
• улучшение качества работы с клиентами и поставщиками компании;
• снижение количества непреднамеренных ошибок пользователей;
• замена ручного труда там, где это возможно.
Что в компании необходимо автоматизировать?
Мы понимаем, что полностью заменить человека, автоматизировав бизнес-процессы, невозможно. Важно понимать, что в бизнесе есть два вида процессов:
• Стратегические, направленные на развитие.
• Стандартные, сопряженные с рутиной и повторяющимися действиями.
Процессы первого типа невозможны без человеческого участия, так как любое ПО исключает творческий подход, момент изобретения нового и принятия ответственных решений. Вопрос в том, как освободить время обычно очень загруженных сотрудников, в том числе высшего звена, на эту деятельность.
Именно в таком случае на помощь приходит автоматизация бизнес-процессов второго типа, дающая время на созидательный творческий труд и решение стратегических вопросов.
Как проводить автоматизацию бизнес-процессов?
Рынок предлагает достаточно готовых решений, которые помогут внедрить в компании автоматизацию внутренних процессов. Причем, сейчас необязательно обладать глубокими познаниями в области разработки. Скорее, придется разобраться в собственном бизнесе с точки зрения его функционирования.
Мы выделяем несколько этапов, через которые необходимо пройти компании на данном пути:
1. Выявить наличие бизнес-процессов внутри компании и описать их
Для этого мы применяли создание внутренних документов, фиксируя как должны действовать сотрудники, ответственные за тот или иной этап в цепочке.
2. Оптимизировать описанные процессы
Чтобы они стали максимально однозначными и простыми. Лишнее убрать, не допускать дублирования.
3. Отдавать в автоматизацию готовые описанные цепочки
Главное на данном этапе создать грамотное техническое задание с учетом всех требований к созданным бизнес-процессам.
Разобравшись с тем, что именно вы хотите привести в порядок, остается:
Составить на основе описания процесса техническое задание.
Дождаться реализации на выбранном ПО.
Настроить и протестировать.
Регламентировать этапы.
Обучить персонал новому процессу работы.
Проверить, откорректировать и запустить в постоянную работу.
Пример автоматизации процесса принятия нестандартных решений в компании
Расскажем, как оцифровали процесс согласования заявок внутри компании.
Исходная ситуация:
В компании требовалось установить порядок решения сложных ситуаций и проблем, которые не подпадают под вопросы, описанные внутренними документами. Для начала мы описали на бумаге правила, по которым обрабатываются подобные заявки и разработали специальный бланк для сотрудников.
Для оптимизации времени руководителей и директоров в компании появились приемные дни и часы, в которые сотрудники могли приходить за согласованием заявок. В итоге, у кабинета скапливались очереди, необходимо было личное присутствие директора, чтобы получить одобрение на какие-либо действия.
Что было предпринято для решения проблемы:
1. На основании внутреннего документа, описывающего порядок работы, составлено техническое задание.
2. Разработан модуль «Законченная работа сотрудника» на Битрикс24 с помощью стандартных средств, которые предлагает ПО, с доработками с нашей стороны.
3. После тестирования и отладки процесса сотрудники компании были обучены работе с процессом, и далее он полностью заменил собой бумажные бланки.
Результаты автоматизации бизнес-процесса:
• Согласования перестали зависеть от личного присутствия руководителей на рабочем месте.
• Срок принятия решений сократился. Сейчас он занимает менее 24 часов.
• Сотрудники научились самостоятельно предлагать выходы из сложившихся ситуаций, которые руководителям остается только одобрить. Это сказывается на ответственности, самостоятельности и развитии персонала в лучшую сторону.
Программное обеспечение, которое вы выберете для автоматизации, может быть любым. Советуем не использовать множество программ, так как тогда придется тратить дополнительное время на сбор целой картинки состояния дел даже при автоматизации важных бизнес-процессов.
Например, ресурсов нашего корпоративного портала Битрикс24 оказалось вполне достаточно для автоматизации и централизованного сбора информации по состоянию дел в компании.