Как и зачем собирать статистику в вашей компании?

Как вы управляете своим бизнесом?
• Вариант 1. На основе докладов подчиненных.
• Вариант 2. По собственным ощущениям и с опорой на опыт.
• Вариант 3. Принимаю решение, исходя из объективных данных.

Ситуации с отслеживанием текущего положения дел и принятием управленческих решений в современных компаниях могут быть разными, но, авторитетно ссылаясь на собственный опыт, мы утверждаем, что самые полные и точные данные владелец получает только если в компании работают статистики.

Что такое статистика организации?

Под статистикой мы понимаем регулярное сопоставление определенных данных, показывающих изменения в количестве произведенного продукта или продуктов в компании. Данные должны поддаваться подсчету и измеряться регулярно. Причем, анализировать их удобнее через графики, а не с помощью чисел — для значительной экономии времени. Опытным путем мы пришли к пониманию, что статистики можно прикреплять к любой функции бизнеса, пробуя его цифровизацию на практике.

К чему обычно приводит управление на основе устных докладов или собственного опыта?

• К созданию хаоса.
• К отсутствию понимания происходящего.
• Чаще всего — к переходу в режим «Тушение пожаров» на постоянной основе.

Информационный центр организации: польза и необходимость

Информационный центр организации это не громоздкая система графиков, а четкая упорядоченная структура, куда включены самые главные показатели всех подразделений компании.

В идеальной ситуации у каждого подразделения компании должна быть одна его главная статистика, которая показывает количество произведенного в подразделении ценного конечного продукта (результата целенаправленного труда, которого ожидает от данного отдела владелец) за определенное время. Показатели собираются еженедельно к определенному времени и вывешиваются на общем стенде для обозрения всеми сотрудниками.

Только при соблюдении этих условий — один показатель, четкая структура, строгая одинаковая периодичность, наличие графичности отображения — владелец бизнеса может прояснить обстановку в своем бизнесе и получить самые объективные данные о работе подразделений.

В отличие от этого статистики:

• Показывают последовательные изменения: рост или спад производства.
• Отображают не только сложившуюся ситуацию, но и возможные будущие проблемы.
• Помогают искать первопричины сбоев в потоке производства.

Приняв решение прояснить происходящее в бизнесе, к реализации планов можно двигаться постепенно.

1. Разработать показатели для каждого из подразделений и сотрудников компании.
2. Обучить персонал работе с закрепленными за ними статистиками.
3. Отладить процедуру работы с показателями, добившись своевременной подачи корректных данных от каждого ответственного.

Внедрение информационного центра организации (ИЦО) станет следующим большим этапом для прояснения ситуации в компании.

Что отображают статистики подразделений

1. Текущую ситуацию в подразделении: падение или рост производства ценных и ожидаемых результатов.
2. Как следствие: проблемы, которые возникли в подразделении, так как спад означает наличие каких-то неразрешенных противоречий, мешающих росту производства.
3. Если в компании налажена связь между подразделениями и существует поток производства, то на ИЦО станет отчетливо видно складывающееся узкое место и, следовательно, угроза подразделениям, которые стоят следующими в потоке.
Таким образом, обращаясь к информационному стенду организации, владелец может не только констатировать факт наличия проблем, но и упреждать их появление. Если же ситуация уже дошла до образования каких-то «узких горлышек», то статистики всегда показывают конкретную точку, в которую нужно направить внимание. Таким образом значительно экономится время на поиск подобных мест с проблемами в производстве.

Ошибки работы с ИЦО

Информационный центр является своеобразной вершиной развития компании и перехода от интуитивного управления к объективному. Однако при внедрении модуля ИЦО от Октобит24 мы иногда встречаемся с типовыми ошибками, которые допускают владельцы, пытаясь собрать ИЦО у себя. От них хотелось бы предостеречь.

1. Сборная разных показателей.
Когда у владельца отсутствует представление о процессе производства и нет понимания, что все подразделения связаны потоком, в ИЦО могут попадать непоказательные данные, которые не дают понимания складывающейся в бизнесе ситуации. Зачастую эти статистики никак не связаны с производством ценного конечного продукта, с их помощью владелец пытается каким-то образом прояснить занятость сотрудников.

Рекомендация: начать с пересмотра структуры компании, разработать ее организующую схему, пересмотреть ценные конечные продукты в подразделениях.

2. У каждого свой ИЦО.
Иногда сотрудники думают, что каждому из них нужен отдельный информационный центр организации, куда включены или, наоборот, откуда исключены некие данные. Эта оплошность приводит к отсутствию полной картинки в представлении у сотрудников, следовательно, у них нет стимула где-то улучшать или ускорять свою работу.

Решение: собрать единый ИЦО для всех сотрудников компании и обеспечить к нему доступ, будь то онлайн решение на корпоративном портале или распечатанные на стенд графики.

3. Хаотичный сбор статистик.
Если главные показатели в подразделениях собирать с разной периодичностью: одни требовать еженедельно, другие ежемесячно — общей картины состояния потока производства добиться будет невозможно. К сожалению, снимая статистику раз в месяц, вы лишаетесь возможности принимать своевременные управленческие решения для выправления ситуации.

Решение: разработать еженедельные показатели для всех подразделений компании, чтобы регулярно видеть положение дел в бизнесе. Это наиболее комфортная периодичность для сотрудников, ответственных за предоставление информации.

4. Превращение ИЦО в аналитическую программу.
К сожалению, погоня за данными в разных разрезах с помощью статистик лишает смысла их существование как инструмента для управления потоком производства. Сами статистики и ИЦО предназначены в первую очередь для отслеживания состояния дел в подразделениях и принятия своевременных шагов по исправлению ситуации. А для сбора аналитических данных можно использовать сторонние ПО.

Решение: определить для каждого сотрудника четкие показатели по измерению количества произведенного им продукта и комфортный график их подачи. Вместе с привычкой собирать, расчерчивать график или печатать уже готовый к вашим подчиненным придет понимание и необходимости статистик, и их роли для работы всей компании.