

Битрикс24, как средство автоматизировать внутренние процессы
Безусловно, Битрикс24 следует рассматривать не только как средство для внутренней коммуникации между сотрудниками. В данном программном обеспечении вшито множество инструментов помощи бизнесу в плане его автоматизации. Навскидку можно перечислить:
• Удобные задачи и проекты — как способ автоматизировать обмен поручениями между подразделениями.
• Модуль обучения — как средство создания системы подготовки и развития персонала в онлайн пространстве.
• CRM система — как обширное поле для хранения информации о клиентах и коммуникации с ними от лида до закрытия сделки.
Отдельно хочется упомянуть раздел «Бизнес-процессы» на корпоративном портале. Его базовые инструменты помогают выстраивать простые и сложные взаимодействия между сотрудниками. Однако для подобной автоматизации необходимо соблюсти несколько обязательных условий.

Этап 1. Выбор и описание процесса
Недостаточно просто одного желания «просто автоматизировать бизнес-процесс в Битрикс24» в компании, чтобы штатные или нанятые разработчики реализовали необходимое.
Чтобы приступить к автоматизации, сначала необходимо зафиксировать алгоритм имеющихся действий. Выберите те процессы, которые хотелось бы алгоритмизировать, и опишите, как они происходят в компании сейчас. Вторым шагом составьте идеальную картинку каждого процесса.
Путем сравнения двух картинок: «как есть» и «как должно быть» — должна происходить выработка структуры идеального процесса. Если его схема получается слишком многоэтапной и/или включает в себя слишком много участников, действия которых пересекаются, путаются или дублируются, значит, что-то идет неправильно.
Карту процесса предварительно необходимо упрощать, сокращать и добиваться того, чтобы она была понятна даже стороннему наблюдателю.
Что автоматизировать можно
• Бухгалтерский учет
• Управление проектами
• Управление отношениями с клиентами
• Администрирование сайтов
• Лидогенерацию
Что автоматизировать нельзя
• Принятие окончательных решений, так как взломать можно всё, а отмотать фатальное решение назад — нет.
• Экстренное реагирование, так как оно не заменяет собой сбор данных и спасение людей.
• Интерфейс для решения проблем клиентов, так как ничего не раздражает больше, чем робот на другом конце провода, если ты недоволен товаром или услугой.
Этап 2. Составление технического задания
• Что происходит на данном этапе
• Кто за него отвечает
• В какой форме ответственный получает задание
• Что должен и может делать на своем этапе ответственный
• Что происходит после завершения каждого этапа
Частая ошибка заказчиков или авторов ТЗ в том, что задание формируется неполностью. Тогда:
• Разработчики ответственные примутся уточнять информацию, задавая дополнительные вопросы, а это затягивает разработку.
• Разработчики творческие примутся творить в режиме «как поняли», что также чревато ошибками и последующими многочисленными правками.
• Разработчики уставшие просто не примут в работу составленное ТЗ до устранения проблемных мест.


Этап 4. Запуск готового процесса в работу
Прежде чем сворачивать проект автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24, стоит приготовить регламентирующие документы или хотя бы небольшие памятки по работе с ним для сотрудников компании.
На этапе запуска нового процесса стоит быть готовыми к вопросам, недовольству или непониманию, так как не все сотрудники будут адекватно воспринимать перемены и тем более учиться чему-то новому.
Примеры процессов, которые мы автоматизировали в Битрикс24:
• Оплата счетов
• Заявки на отпуск и командировку
• Процессы приема и увольнения сотрудников
• Запросы по продуктам, которые реализует компания
• Процессы подачи запросов для решения нестандартных ситуаций
Результаты автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24
Наберитесь терпения; если вы разработали и внедрили действительно удобный бизнес-процесс, который значительно упрощает ежедневную деятельность сотрудников и экономит время на рутинной работе в пользу творческой составляющей, то вашу разработку полюбят и примут.
Штатные средства корпоративного портала на Битрикс24 открывают большие возможности для автоматизации бизнеса с разных сторон. Следовательно, ваша задача —использовать его инструменты в свою пользу максимально продуктивно.
Старайтесь автоматизировать рутину, повторяющиеся действия и те моменты, в которых человеческие ошибки обойдутся компании слишком дорого. И оставляйте место для творческих решений или коммуникации с клиентами по нестандартным вопросам максимально свободными от строгих рамок.
