Как автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24

Как автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24?

В большинстве случаев об автоматизации бизнес-процессов внутри компании владелец задумывается, когда работа в прежнем русле становится невозможной: с нагрузкой не справляются ни Outlook, ни Excel, ни мессенджеры с общими чатами сотрудников.

Поэтому первый совет, который хотелось бы выделить отдельно в теме автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24: задумывайтесь о процессах внутри компании заранее, чтобы успевать внедрять их до возможных заторов и кризисов.

В чем польза автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24 для компании:

• Сокращение времени на принятие решений.
• Уменьшение ошибок в повторяющихся, простых действиях.
• Ускорение коммуникации и скорости обмена информацией между сотрудниками.
• Дополнительная прозрачность действий.

По сути любая автоматизация должна вести к сокращению издержек и увеличению прибыли владельца, так как суть разработки решения в том, чтобы разработать структуру передачи ответственности за выполнение каждого этапа процесса между сотрудниками для гарантированного достижения конечной цели.

Благодаря такому подходу ваши сотрудники получают больше свободы действий на исследовательские задачи, применение опыта и знаний в своей сфере, фокусируются на новых обязанностях. Однако если в компании при помощи «автоматизации» каких-то процессов этого достигнуть не удалось, значит, подход и исполнение были проведены неверно.

Битрикс24, как средство автоматизировать внутренние процессы

Безусловно, Битрикс24 следует рассматривать не только как средство для внутренней коммуникации между сотрудниками. В данном программном обеспечении вшито множество инструментов помощи бизнесу в плане его автоматизации. Навскидку можно перечислить:

• Удобные задачи и проекты — как способ автоматизировать обмен поручениями между подразделениями.
• Модуль обучения — как средство создания системы подготовки и развития персонала в онлайн пространстве.
• CRM система — как обширное поле для хранения информации о клиентах и коммуникации с ними от лида до закрытия сделки.

Отдельно хочется упомянуть раздел «Бизнес-процессы» на корпоративном портале. Его базовые инструменты помогают выстраивать простые и сложные взаимодействия между сотрудниками. Однако для подобной автоматизации необходимо соблюсти несколько обязательных условий.

Этап 1. Выбор и описание процесса

Недостаточно просто одного желания «просто автоматизировать бизнес-процесс в Битрикс24» в компании, чтобы штатные или нанятые разработчики реализовали необходимое.

Чтобы приступить к автоматизации, сначала необходимо зафиксировать алгоритм имеющихся действий. Выберите те процессы, которые хотелось бы алгоритмизировать, и опишите, как они происходят в компании сейчас. Вторым шагом составьте идеальную картинку каждого процесса.

Путем сравнения двух картинок: «как есть» и «как должно быть» — должна происходить выработка структуры идеального процесса. Если его схема получается слишком многоэтапной и/или включает в себя слишком много участников, действия которых пересекаются, путаются или дублируются, значит, что-то идет неправильно.

Карту процесса предварительно необходимо упрощать, сокращать и добиваться того, чтобы она была понятна даже стороннему наблюдателю.

Что автоматизировать можно

• Бухгалтерский учет
• Управление проектами
• Управление отношениями с клиентами
• Администрирование сайтов
• Лидогенерацию

Что автоматизировать нельзя

• Принятие окончательных решений, так как взломать можно всё, а отмотать фатальное решение назад — нет.
• Экстренное реагирование, так как оно не заменяет собой сбор данных и спасение людей.
• Интерфейс для решения проблем клиентов, так как ничего не раздражает больше, чем робот на другом конце провода, если ты недоволен товаром или услугой.

Этап 2. Составление технического задания

• Что происходит на данном этапе
• Кто за него отвечает
• В какой форме ответственный получает задание
• Что должен и может делать на своем этапе ответственный
• Что происходит после завершения каждого этапа

Частая ошибка заказчиков или авторов ТЗ в том, что задание формируется неполностью. Тогда:

• Разработчики ответственные примутся уточнять информацию, задавая дополнительные вопросы, а это затягивает разработку.
• Разработчики творческие примутся творить в режиме «как поняли», что также чревато ошибками и последующими многочисленными правками.
• Разработчики уставшие просто не примут в работу составленное ТЗ до устранения проблемных мест.

Этап 3. Сборка бизнес-процесса, запуск и налаживание работы

Кому доверить реализацию разработанного ТЗ, также зависит от ситуации в бизнесе и пожеланий заказчика.

Штатные разработчики, знающие автоматизацию бизнес-процессов в Битрикс24:

• Сэкономят деньги, так как работают над новым проектом автоматизации за ту же зарплату.
• Знают специфику вашего бизнеса, а значит, не потребуют времени на изучение работы и могут предложить свои идеи по улучшению процесса.
• Поддерживают конфиденциальность дела, так как вам не придется пускать их в нюансы бизнеса, которые трудно раскрывать незнакомым людям.

Сторонняя команда разработчиков:

• Обязательно имеет разнообразный опыт, так как работает со многими компаниями из разных сфер.
• Крайне мотивирована сдать ваш проект быстрее, так как зарабатывает на этом.
• Не отвлекает ваш персонал, который занят привычными делами, пока под них разрабатываются решения для корпоративного портала.

Чем сложнее процесс, тем больше времени займет данный этап сборки и запуска. Хорошо, если в процессе отлаживания процесса будет задействован участник, который будет в дальнейшем активно пользоваться данным бизнес-процессом. Задача данного этапа — опробовать удобство собранного на корпоративном портале процесса, улучшить и упростить сложные участки взаимодействия.

Этап 4. Запуск готового процесса в работу

Прежде чем сворачивать проект автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24, стоит приготовить регламентирующие документы или хотя бы небольшие памятки по работе с ним для сотрудников компании.

На этапе запуска нового процесса стоит быть готовыми к вопросам, недовольству или непониманию, так как не все сотрудники будут адекватно воспринимать перемены и тем более учиться чему-то новому.

Примеры процессов, которые мы автоматизировали в Битрикс24:

• Оплата счетов
• Заявки на отпуск и командировку
• Процессы приема и увольнения сотрудников
• Запросы по продуктам, которые реализует компания
• Процессы подачи запросов для решения нестандартных ситуаций

Результаты автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24

Наберитесь терпения; если вы разработали и внедрили действительно удобный бизнес-процесс, который значительно упрощает ежедневную деятельность сотрудников и экономит время на рутинной работе в пользу творческой составляющей, то вашу разработку полюбят и примут.

Штатные средства корпоративного портала на Битрикс24 открывают большие возможности для автоматизации бизнеса с разных сторон. Следовательно, ваша задача —использовать его инструменты в свою пользу максимально продуктивно.

Старайтесь автоматизировать рутину, повторяющиеся действия и те моменты, в которых человеческие ошибки обойдутся компании слишком дорого. И оставляйте место для творческих решений или коммуникации с клиентами по нестандартным вопросам максимально свободными от строгих рамок.