3 бизнес-процесса, которые упростят вашу жизнь

Обычно, когда речь идет об упрощении бизнеса, не имеется в виду сокращение рабочих процессов или обязанностей сотрудников. За этим пожеланием, исходящим от владельца, в большинстве случаев стоит необходимость наведения порядка в делах, ускорения коммуникации, сокращения трат и организации бизнес-процессов.

Сегодня мы поговорим о двух важнейших потребностях бизнеса: экономии времени и ресурсов компании. Раскроем тему на примерах трех организованных бизнес-процессов, которые поспособствуют этому напрямую и опосредованно.

Экономия времени

Внедрение единой коммуникации с помощью корпоративного портала Битрикс24 или бизнес-процесса задач помогает значительно упростить внутреннее общение между сотрудниками. Однако по опыту быстрее всего работники схватывают систему чатов, групп и привычку проверять новостную ленту, то есть, только самые простые инструменты.

Коммуникацию между подразделениями, а также сотрудниками и руководителями можно ускорить и автоматизировать еще больше через организацию бизнес-процессов.

ЛАЙФХАК

Не игнорируйте всеобщую ленту новостей. Это отличное средство для внутреннего PR и сплочения коллектива. Пусть там всегда публикуются не только автоматические уведомления о появлении новых пользователей, но и события из жизни коллектива, пусть небольшие, но позволяющие всем оставаться в общем потоке.

№1. Задачи

Стоит знать, что умение грамотно ставить, выполнять и вести учет рабочего времени по бизнес-процессу задач не приходит к сотрудникам по умолчанию. Развитие данных умений у персонала принесет компании значительную пользу.

Плюсы организации бизнес-процесса обмена информацией:

• создается прозрачность работы;
• возникает понимание загруженности по функциям и постам;
• появляется возможность отслеживать переработки;
• прекращается забывчивость, необходимые результаты достигаются быстрее.

Благодаря задачам в Битрикс24 мы отказались от почтовых клиентов в качестве средства для внутренней коммуникации, ликвидировали длинные цепочки переписок и выяснения обстоятельств. Бизнес-процесс задачи, которыми можно обмениваться вне зависимости от положения на оргсхеме, помогает сотрудникам быстрее получать нужную для работы информацию от коллег, минуя длинные командные линии и долгие запросы в соседних подразделениях.

№2. Законченная работа сотрудника (ЗРС)

На коммуникации руководители тратят до 90% своего времени. Следовательно, они должны быть максимально эффективными. Организовать бизнес-процесс «ЗРС» как раз значит обеспечить быстрый рост полезного общения по линии «подчиненный — руководитель».

Суть процесса в том, что инициатор не просто сообщает о проблеме, но собирает информацию о путях ее решения, среди которых самостоятельно выбирает верный, опираясь на найденные факты.

Плюсы внедрения модуля «ЗРС» в компании:

• сокращается время на согласование процессов – больше не нужны личные встречи и долгое обсуждение сложившейся ситуации;
• экономится время руководителей за счет предоставления полной информации по проблеме и предложения ее решения;
• снимается необходимость личных встреч сотрудников и руководства для решения нестандартных ситуаций;
• сотрудники учатся ответственности, так как предлагаю решение ситуации самостоятельно, не заставляя руководителя проделывать работу за них.

Для внедрения технологии «ЗРС» нам понадобилось некоторое время, упорство руководства и тренинги для сотрудников. Начиналось все с заполнения бумажных бланков. Когда сотрудники в большинстве усвоили суть методики, процесс оцифровали на корпоративном портале в Битрикс24. И до сих пор всех вновь присоединившиеся к коллективу сотрудники отдельно обучаются использованию данного процесса, так как для компании главным остается сохранение времени руководителей на важные стратегические задачи.

Таким образом, два достаточно простых организованных бизнес-процесса значительно освобождают время руководителей, которое можно потратить на стратегические задачи развития бизнеса. Сотрудники, в свою очередь, не проводят время в ожидании ответов на запросы, устное общение, уточнение вводных по проектам и прочее.

Экономия ресурсов

В данной статье мы не можем обойти эту составляющую работы компании совсем, так как внедрение определенных бизнес-процессов на корпоративном портале все же способствует сокращению и финансовых затрат.

Простота и порядок, упорядоченность и строгая система коммуникации ведут к прозрачности бизнеса. Поэтому после перевода сотрудников на работу с бизнес-процессом по задачам логично подключить в систему модуль «Рабочий отчет». Если хочется большей автоматизации, то его прекрасно дополняет одноименный модуль от Октобит24.

№3.Рабочий отчет

Упорядоченные задачи и посчитанное рабочее время дают владельцу понимание загруженности сотрудников. Благодаря работе с отчетностью через модуль становится понятно, умеют ли работники предоставлять обещанные результаты в срок, сколько продуктов они успевают делать в единицу времени, а также умеют ли ставить (и впоследствии достигать) цели.

Плюсы внедрения модуля «Рабочий отчет» в компании:

• понятна нагрузка на действующих работников, выявляются переработки и недоработки;
• есть понимание о необходимости усиления определенных участков новыми сотрудниками;
• появляется осознание, как можно перераспределить нагрузку между действующими сотрудниками, чтобы не увеличивать их штат.

Добавим к списку сокращение временных трат на подачу отчетности и ее последующую проверку. Не секрет, что если в компании нет общепринятого формата или отсутствует хоть какая-то автоматизация, на разбор предоставленных подчиненными данных руководитель может потратить до 8 часов.

Наличие корпоративного портала на Битрикс24 уже служит экономии финансов компании, так как с его приходом вы получаете единый инструмент, заменяющий необходимость существования отдельных ПО: почты, средств для видеоконференций, создания и проверки отчетности.

Наш опыт и собственные доработки показывают, что при помощи данного ПО экономия (не только денег) действительно достижима. Достаточно четких правил, донесения информации до всех сотрудников и четкого следования им на всем протяжении работы компании.
Если вы чувствуете необходимость какой-то экономии при потребности в прозрачности, то не пора ли задуматься о подобной технической революции?