10 признаков того, что пора заняться оптимизацией бизнеса

Под оптимизацией в современном управлении понимают улучшение процессов в отдельных подразделениях или всей компании в целом. Сюда включается целый комплекс задач и инструментов, поэтому ошибочно думать, что процесс реновации работы бизнеса включает в себя только сокращение штата работников. Данный метод возможен только в случае, если вследствие пересмотра процессов удалось освободить некоторое количество нанятого персонала от обязанностей. Однако даже такой ход не должен сопрягаться с перераспределением обязанностей ушедших на оставшихся сотрудников.

Грамотное внедрение оптимизации бизнес-процессов помогает компании в нескольких аспектах:

• уменьшение линейки товаров и услуг в пользу наиболее востребованных;
• ускорение работы подразделений;
• совершенствование системы планирования и управления;
• прояснение процесса производства в пользу полной прозрачности;
• улучшение качества контроля над производимыми операциями;
• высвобождение дополнительных ресурсов;
• приобретение простора для развития сложившегося бизнеса.

Когда возникает необходимость внедрения оптимизации бизнес-процессов?

Благодаря внимательному анализу компаний можно выделить несколько признаков того, что настала пора пересмотреть подход к деятельности внутри компании. Специалисты в области менеджмента перечисляют следующие тревожные признаки в бизнесе, говорящие о необходимости его оптимизации:
1. Неоправданное увеличение штата работников при сокращении результатов и доходов.
2. Неконтролируемый рост числа подразделений, которые начинают дублировать функции друг друга.
3. Отсутствие четкой и прозрачной системы коммуникации между службами, отделами, департаментами в компании, приводящие к хаосу и неразберихе.
4. Появление изоляции и скрытой или открытой вражды между структурными единицами.
5. Продолжительное принятие решений, в том числе, по простым вопросам.

6. Отсутствие или слабый контроль ответственных за свою область деятельности, при этом, усиленные попытки вмешательства в дела соседних подразделений.
7. Переход контроля из области результатов в область контроля конкретных сотрудников.
8. Отсутствие или низкое качество ожидаемых результатов, трата времени на переделывание.
9. Отсутствие владельцев у бизнес-процессов и отсутствие описанных бизнес-процессов внутри компании в целом.
10. Дискомфорт и падение мотивации работников, сопряженные с перегрузками или неопределенным кругом обязанностей.

Отсюда следует необходимость оптимизации как процесса налаживания эффективного использования всех возможных ресурсов компании. Кроме того, улучшения должны создавать благоприятные условия для связи между сотрудниками и подразделениями, увеличивать скорость предоставления результатов и их качество, регулировать существующую систему контроля.Не стоит сбрасывать со счетов и банальный комфорт штатных работников, так как от него напрямую зависит, насколько успешно будет работать обновленная система бизнеса.

Что оптимизация помогает улучшить в бизнесе

Внедрение оптимизации бизнес-процессов направлено на наведение порядка в работе как подразделений, так и отдельных работников. Неверно думать, что в разных компаниях методы и способы оптимизации следует проводить по-разному: в любом деле есть одинаковые процессы и подходы, которые необходимо совершенствовать.

Улучшение бизнес-процессов помогает:

внедрить четкую структуру

без которой непонятна суть бизнеса и процесс производства конечных товаров или услуг для потребителей; с ее помощью выявляются все стороны, задействованные в работе, и не остается скрытых от владельца мест;

разработать систему коммуникации

которая связывает всех сотрудников компании и наводит порядок в обмене информацией между работниками;

разграничить зоны ответственности

с помощью понимания четкой области деятельности структурных единиц и отдельных сотрудников в них;

установить четкие метрики

благодаря которым достигается понимание роста и спада в работе подразделений, проясняются причины простоев, а также становятся понятны достигнутые результаты;

управлять на основе результатов

а не представлений, с опорой на четкую структуру компании и результаты каждого подразделения.

Как понять, что внедрение оптимизации бизнес-процессов работает правильно?

Главная цель работы над улучшением процессов в компании состоит в одновременном улучшении достигаемых результатов при сокращении затрат и прилагаемых усилий. Поэтому при оптимально разработанных процессах оптимизация приносит увеличение прибыли, количества покупателей или клиентов, расширение представительства на рынке, а также повышения качества производимого компанией продукта.